Annulée [2010-01-01] - Systèmes et contrôles financiers

1. Les systèmes financiers des ministères doivent être conçus, tenus à jour et exploités de manière à fournir à temps les renseignements exacts dont a besoin Travaux publics et Services gouvernementaux pour remplir ses obligations de receveur général concernant le Trésor et les comptes du Canada.
2. Les ministères doivent établir et tenir à jour dans leurs systèmes des contrôles adéquats afin d'assurer l'intégralité, l'exactitude et la pertinence de toutes les données financières et autres données qui sont utilisées dans le calcul des renseignements financiers, pour le contrôle de gestion ou aux fins d'imputabilité.
3. Les ministères doivent s'assurer qu'un personnel financier compétent participe directement à toutes les étapes d'élaboration des systèmes d'administration financière et des contrôles dans les systèmes.
4. Les ministères doivent faire, sur une base mensuelle, le rapprochement des informations relatives à la comptabilité de caisse de leur système comptable principal avec les comptes centraux maintenus par le receveur général du Canada.

1. Les documents convenablement autorisés comme les demandes de paiement par chèque, les avis de règlement interministériel ou autres instruments de paiement devraient être envoyés rapidement et directement au bureau compétent de Travaux publics et Services gouvernementaux accélérant ainsi le traitement des opérations financières.
2. Quand les avantages en valent le coût, les systèmes d'un ministère devraient être intégrés les uns aux autres et aux systèmes du receveur général afin d'éviter le double emploi et de faire en sorte que toutes les données présentées soient complètes et uniformes.
3. Les systèmes financiers des ministères devraient être conçus de façon à enregistrer et à fournir périodiquement des informations sur les engagements non remplis, afin que les agents autorisés à signer des documents financiers puissent connaître la somme des engagements non remplis et les soldes disponibles pour chaque crédit et affectation.
4. Les systèmes financiers des ministères devraient être conçus de façon à fournir périodiquement des informations exactes significatives et à jour sur les coûts des éléments d'activité engagés dans l'exécution des programmes ministériels. Les dépenses et revenus courus ou différés devraient être incorporés aux systèmes financiers, au besoin, pour atteindre cet objectif.
5. Les ministères devraient examiner la possibilité d'utiliser les systèmes financiers existants fournis par Travaux publics et Services gouvernementaux et d'autres ministères ou des fournisseurs commerciaux avant d'envisager l'élaboration de nouveaux systèmes financiers.
6. Les ministères devraient s'assurer, avant toute révision importante d'un système financier ou avant toute nouvelle application financière d'importance, que des mesures de sécurité adéquates existent et que les contrôles internes ont été examinés et jugés suffisants par des vérificateurs professionnels qui n'ont aucun lien avec les fournisseurs et les utilisateurs du système.
7. Lorsqu'un organisme de services distinct est chargé, en totalité ou en partie, du système financier d'un ministère, ce dernier est responsable de s'assurer que les systèmes, le milieu opérationnel et les résultats fournis sont adéquats.
8. Pour tous les grands projets d'élaboration de systèmes, les ministères devraient appliquer les normes de Gestion et contrôle des projets d'informatique, ou des normes équivalentes.

1. Dans ce chapitre, les expressions suivantes signifient :
   
   Systèmes financiers (financial systems) - systèmes utilisant des renseignements financiers pour rendre compte des opérations d'une organisation, pour contrôler son actif et son passif et pour permettre d'exercer un contrôle de gestion et d'imputabilité. Ces systèmes comprennent à la fois des systèmes d'administration financière et des systèmes financiers à l'appui de programmes.
   
   Systèmes d'administration financière (financial administration systems) - systèmes financiers utilisés par le personnel financier d'une organisation pour remplir son mandat de gestion financière.
   
   Systèmes financiers à l'appui de programmes (program-related financial systems) - systèmes utilisés dans une organisation par les gestionnaires d'un programme pour remplir leur mandat vis-à-vis ce programme.
   
   Systèmes à l'appui de programmes (program-related systems) - systèmes requis pour satisfaire aux besoins opérationnels ou techniques d'un programme et constituant la responsabilité principale des gestionnaires d'un programme dans une organisation.
   
   
2. Au gouvernement du Canada, la responsabilité relative à la comptabilité est partagée. Certaines fonctions sont attribuées au receveur général, d'autres à des ministères et organismes. De plus, le Conseil du Trésor est autorisé à prescrire la forme et les modalités des comptes du Canada et des ministères.
3. Les ministères sont chargés d'établir des systèmes adéquats de comptabilité, de contrôle et de rapport pour les ressources financières, humaines et matérielles de leur ressort. Ces systèmes comprennent non seulement le principal système comptable du ministère et les systèmes auxiliaires connexes, mais aussi tous les systèmes directement ou indirectement liés à l'autorisation et à l'inscription des dépenses, à la perception et à l'inscription des recettes, à la responsabilité de la garde et de l'utilisation des biens matériels et à la collecte, à l'inscription et à la déclaration des renseignements financiers ou non financiers utilisés dans l'évaluation de l'efficience des projets et des programmes ministériels.
4. L'établissement de normes adéquates est une question de discernement et, par conséquent, chaque situation doit être évaluée individuellement. On s'attend à ce que les ministères s'assurent que les contrôles internes et autres contrôles de sécurité sont adéquats avant de mettre en oeuvre tout nouveau système d'importance et qu'ils réévaluent périodiquement ces systèmes afin de s'assurer qu'ils le demeurent. Ces évaluations devraient être effectuées par des personnes qualifiées qui n'ont aucun lien de dépendance avec les fournisseurs et les utilisateurs du système. Au minimum, on devrait maintenir un système qui respecte les dispositions de la Loi sur la gestion des finances publiques et de toute autre loi applicable, des politiques et règlements du Conseil du Trésor et des exigences du receveur général.

1. Travaux publics et Services gouvernementaux tient une comptabilité centrale afin de remplir les obligations du receveur général à l'égard des recettes du Trésor et des dépenses effectuées à même ce Fonds et de la publication des Comptes publics du Canada, et aussi afin d'être en mesure de dispenser aux ministères des services de comptabilité.
2. Dans ce système central, les données comptables, tant consolidées que détaillées, sont réunies dans un endroit central où les données peuvent être identifiées et extraites selon les divers besoins des utilisateurs au sein des ministères et organismes centraux. On y effectue le rassemblement et le traitement des données comptables à l'aide d'ordinateurs. La masse centrale d'informations, ou banque de données, est conservée sur des fichiers magnétiques. Ce système est complété par plusieurs sous-systèmes qui rassemblent des informations comptables puisées à des sources diverses ou traitent les informations extraites de la banque de données.
3. La meilleure façon de comprendre la méthode de la banque de données est de la comparer à la méthode de consolidation de rechange. Cette méthode exige que chaque ministère ou unité d'opération tienne un ensemble complètement indépendant d'écritures comptables et que les rapports portant sur le gouvernement dans son ensemble soient préparés en consolidant les données émanant des systèmes particuliers. La consolidation requiert aussi que chaque ensemble indépendant de registres soit conciliable avec le système central. Un petit nombre de ministères ont élaboré des systèmes comptables largement indépendants du système central. Des problèmes spéciaux en résultent, ainsi qu'un certain chevauchement. En effet, les opérations doivent alors être inscrites séparément au système central et au système ministériel et il faut concilier les comptes des ministères avec les comptes centraux. Afin d'éviter ces problèmes, les ministères sont encouragés à établir des liens avec le système central afin que les données puissent être échangées sous une forme lisible à la machine.

3.1.1 Système d'émission des chèques

1. Travaux publics et Services gouvernementaux s'occupe d'un réseau de bureaux de services dans tout le Canada; chacun d'eux peut émettre des chèques au nom du receveur général. Tous les ministères doivent remplir, autoriser et remettre les demandes de paiement aux bureaux de services conformément à la Politique sur les demandes de paiement (chapitre 2-6) du volume «Fonction de contrôleur» du Manuel du Conseil du Trésor. Travaux publics et Services gouvernementaux a élaboré ces spécifications techniques qui permettent d'assimiler de façon automatisés les données comptables concernant les demandes de paiements.
2. Des bureaux de services sont situés dans la région de la capitale nationale, à proximité des ministères qu'ils desservent, et dans les capitales provinciales et d'autres villes importantes du Canada. On attribue à chaque bureau une seule série de chèques. Les demandes de chèques sont transmises à un bureau de services où elles sont soumises au processus ordinaire de comptabilisation et d'émission des chèques par ordinateur. Toutefois, les chèques dont on a besoin de façon urgente peuvent être émis manuellement. Les renseignements concernant l'émission et la comptabilisation des chèques sont transmis tous les jours à la banque centrale de données à Ottawa par procédés électroniques, sous une forme lisible et automatisée.
3. Les bureaux de services ont pour fonction de :
   • vérifier l'autorisation des demandes de chèques;
   • contrôler les chèques inutilisés;
   • préparer, signer et émettre les chèques;
   • enregistrer les chèques émis;
   • considérer les renseignements touchant l'émission des chèques dans le système de comptabilité centrale.
4. Cette description générale du système comporte quelques dérogations sans grande importance en ce qui concerne les chèques de paye, les paiements effectués en devises étrangères, les annulations de chèques, les paiements par mandat-poste et les avis de règlement interministériel.
5. On applique des méthodes uniformes pour le rachat de tous les chèques émis par Travaux publics et Services gouvernementaux. Chaque jour, les banques à charte présentent à la Banque du Canada et à ses agences tous les chèques du receveur général qu'elles ont encaissés la veille. La Banque du Canada émet alors à la banque à charte un règlement qui prend effet le jour suivant. Le receveur général rembourse la Banque du Canada et les chèques payés sont remis à Travaux publics et Services gouvernementaux qui les concilie avec les renseignements recueillis lors de l'émission des chèques.

3.1.2 Systèmes pour les dépenses ne comportant pas l'émission de chèques

Les opérations ne comportant pas l'émission de chèques comprennent les recettes, les opérations effectuées par pièces de journal, et les avis de règlement interministériels. Les méthodes d'inscription de ces opérations dans la comptabilité centrale sont semblables à celles de l'émission des chèques, à l'exception qu'aucun chèque n'est alors émis. Chaque opération doit être dûment autorisée et soumise à un bureau de services, conformément aux méthodes de contrôle prescrites, pour codage et inscription à la comptabilité centrale.

3.1.3 Banque de données comptables du gouvernement du Canada

1. La banque de données est une collection de fichiers magnétiques comprenant toutes les opérations comptables reportées au système de comptabilité centrale. Ces fichiers sont reliés aux ordinateurs centraux.
2. La banque de données reçoit les informations comptables par divers moyens. Les bureaux de services régionaux transmettent les données électroniquement; les systèmes centralisés d'émission des chèques et de paye fournissent des bandes magnétiques; certains types d'informations spéciales, émanant directement des ministères, peuvent parvenir sur bandes magnétiques, cartes perforées ou même sur documents d'origine devant être saisis. Les opérations sont regroupées chaque jour et fusionnées chaque semaine afin de produire des états financiers sur une base de caisse.
3. Chaque opération comptable est inscrite individuellement dans la banque de données. Elle est identifiée par une série de numéros de code, comprenant les codes inscrits par les ministères sur les documents originaux, les numéros de contrôle assignés par le bureau de comptabilité lors de la mise en lots, les numéros de contrôle assignés par les bureaux locaux de services et le codage imposé par les programmes d'ordinateur. La structure de codage est uniforme mais adaptable aux besoins particuliers des ministères. À l'aide de tableaux ou fiches de contrôle gardés en mémoire par l'ordinateur, l'utilisateur, soit le ministère ou l'organisme central, peut interpréter les codes inscrits par le ministère, choisir de cette banque les données qu'il veut, et en spécifier le format, l'ordre, la quantité de détails et les totaux.

1. Les comptes centraux sont tenus par le receveur général conformément à ses fonctions statutaires, soit un compte par crédit budgétaire voté par le Parlement et, un compte pour chaque élément d'actif, de passif et de réserve. Les comptes sont compilés en extrayant de la banque de données toutes les opérations dont les codes identifient les recettes, les déboursés et les virements entre crédits budgétaires. Ils fournissent les informations communiquées chaque mois dans les États mensuels des opérations financières et chaque année dans les Comptes publics.
2. Des rapports comptables spécialisés sont préparés de la même façon pour répondre aux besoins d'organismes comme le ministère des Finances, la Banque du Canada et Statistique Canada.

1. Le système des rapports des ministères assuré par Travaux publics et Services gouvernementaux constitue un sous-produit de son système d'émission des chèques et se fonde sur les données contenues dans la banque de données du gouvernement du Canada.
2. C'est aux ministères clients qu'il appartient d'abord de recourir aux services mis à leur disposition. Travaux publics et Services gouvernementaux est disposé à conseiller les ministères au sujet de leurs besoins en matière de pratiques de comptabilité, de rapport et d'engagement contractuel.
3. Les rapports financiers établis par le système de comptabilité centrale ne portent généralement que sur les opérations en espèces. De nombreux ministères ont donc créé des systèmes de comptabilité supplémentaires pour établir des rapports donnant des détails supplémentaires d'information de gestion tels que les engagements, les coûts détaillés de l'information, les budgets ainsi que des analyses des écarts. Cette information de gestion peut être introduite dans le système de rapports du ministère exploité par Travaux publics et Services gouvernementaux conformément au protocole d'échange des données conclu avec ce ministère.
4. Les agents financiers des ministères doivent établir leurs propres contrôles comptables sur la base d'une excellente connaissance du système de rapports des ministères offert par Travaux publics et Services gouvernementaux.

3.3.1 Interface avec le système central de comptabilité

Les ministères qui établissent ou modifient leurs systèmes informatisés de comptabilité doivent étudier préalablement comment se fait l'échange des données avec le système central de comptabilité et envisager la possibilité de transmettre les données à Travaux publics et Services gouvernementaux sur rubans magnétiques ou sur tout autre support lisible automatisé. Les données peuvent aussi être retournées par Travaux publics et Services gouvernementaux sous une forme lisible automatisée.

3.3.2 Utilisation des comptes de contrôle

1. Un compte de contrôle est un compte dont le solde est toujours égal au total des soldes de tous les comptes individuels dans un système auxiliaire. Dans des systèmes comptables électroniques, mécaniques et manuels bien conçus, les écritures comptables d'un système auxiliaire sont simultanément inscrites au compte de contrôle du système principal ou accumulées en vue d'y être inscrites ultérieurement sous forme de total. L'utilisation de ce système comptable central permet de s'assurer que les deux systèmes sont conciliés.
2. Dans les comptes centraux de l'État, le compte tenu pour chaque crédit parlementaire peut être considéré comme un compte de contrôle qui s'appuie sur un certain nombre de comptes détaillés du système comptable du ministère.
3. Lorsqu'il existe des systèmes comptables auxiliaires pour des postes comme les avances comptables, les stocks, les comptes débiteurs, les prêts, les intérêts, les subventions et contributions, les titres en dépôts et les comptes en banque de ministère, le système comptable principal devrait comprendre des comptes de contrôle. Par exemple, un ministère peut tenir un compte indiquant la valeur des stocks, avec comme complément des écritures détaillées relatives aux stocks. Dans certains cas, les écritures auxiliaires peuvent ne pas constituer un registre comptable normal, mais plutôt un dossier actif de documents de référence, par exemple, un dossier actif d'engagements ou de comptes débiteurs.

3.3.3 Rapprochement

1. Il faudrait concilier indépendamment et régulièrement tous les soldes des comptes de contrôle avec l'ensemble des soldes des systèmes comptables auxiliaires. Très précisément, tous les ministères sont tenus de concilier mensuellement les données de comptabilité de caisse de leur système comptable principal avec les comptes centraux tenus par le receveur général du Canada. En règle générale, les comptes de contrôle pour les autres opérations devraient être conciliés chaque mois, mais une conciliation quotidienne, hebdomadaire, trimestrielle ou même annuelle peut convenir dans certaines circonstances. Lorsque les comptes de contrôle ne concordent pas avec le système auxiliaire, il faut déterminer les différences et y remédier. On devrait revoir régulièrement toutes les conciliations et les faire approuver par les agents financiers surveillants, car ces opérations deviennent plus difficiles si leur exécution est repoussée.
2. Lorsque des systèmes comptables informatisés sont utilisés, chacun des échanges, décrits plus tôt sous une forme lisible automatisée, devrait être analysé afin d'évaluer si des économies de coûts peuvent être réalisées par l'intégration et l'interface des systèmes.

3.3.4 Responsabilité quand on a recours aux organismes de services

1. Lorsque le système financier d'un ministère ou quelque élément de ce système est conçu ou tenu par un organisme de services distinct, le ministère client devrait prendre toutes les mesures nécessaires pour s'assurer que la conception, le milieu opérationnel et les résultats du système sont adéquats. Cette disposition n'est pas restrictive, car le recours à des organismes de services constitue souvent une solution de rechange utile et économique et il faut en encourager la pratique. Toutefois, le ministère bénéficiant de ce service est responsable de l'exhaustivité, de l'exactitude et de l'authenticité des écritures comptables et doit par conséquent s'assurer des moyens voulus pour évaluer la fiabilité du système et pour effectuer les contrôles internes supplémentaires qui s'imposent.
2. Lorsqu'un ministère confie une partie de ses responsabilités comptables à un organisme de services, un accord écrit, autorisé par l'agent financier supérieur du ministère, devrait spécifier quels sont les services fournis, leur coût et les responsabilités de l'organisme de services en matière de comptabilité et de contrôle interne. Normalement, l'accord devrait aussi préciser les droits du ministère bénéficiaire du service à obtenir des renseignements touchant :
   • la conception et le fonctionnement des systèmes appliqués pour son compte par l'organisme de services;
   • toutes les modifications apportées à ces systèmes;
   • les résultats des vérifications indépendantes dont ces systèmes font l'objet.
3. Dans certains cas, il peut être souhaitable pour le ministère bénéficiaire du service de revendiquer le droit de vérifier lui-même les systèmes utilisés par l'organisme de services. Pour des raisons d'ordre pratique, une disposition de ce genre ne peut pas être prévue dans les ententes conclues par Travaux publics et Services gouvernementaux à titre d'organisme de services. En outre, il ne serait pas toujours possible à Travaux publics et Services gouvernementaux de faire approuver au préalable par le client toutes les modifications apportées aux systèmes. Néanmoins, il faudrait prévenir les ministères clients de ces modifications et les consulter avant de procéder à des changements susceptibles d'affecter la teneur de l'information financière qu'ils reçoivent. Il appartient aux agents financiers supérieurs de prendre les mesures nécessaires - et d'en retenir la preuve - pour s'assurer que les accords conclus avec les organismes et services sont observés et qu'ils correspondent aux systèmes du ministère et aux exigences du présent volume.

1. La comptabilité de caisse est la principale méthode de comptabilité du gouvernement du Canada. Elle procure l'information financière la mieux adaptée aux besoins de contrôle du Parlement. Dans le cas de certains organismes administratifs, elle procure également l'information la plus appropriée aux besoins de contrôle de la gestion. Comme les crédits budgétaires du gouvernement du Canada sont dispensés sur une base de caisse, les comptes des ministères doivent être tenus en premier ressort d'après la comptabilité de caisse.
2. Le receveur général du Canada étant responsable des rentrées et des sorties du Trésor, il est facile d'obtenir des données de comptabilité de caisse directement de la comptabilité centrale tenue par Travaux publics et Services gouvernementaux. Il importe que les opérations au comptant soient acheminées promptement pour que les renseignements reflètent toutes les opérations survenues dans un ministère. Travaux publics et Services gouvernementaux possède des bureaux d'un accès facile pour la plupart des centres de responsabilité. Les opérations devraient être acheminées du plus proche bureau financier autorisé à faire des demandes de paiement au bureau de services le plus rapproché. Il en résultera des rapports financiers plus exacts et plus utiles, ainsi qu'un règlement plus rapide des dettes envers les fournisseurs du gouvernement.
3. Lorsqu'à court terme la gestion ne peut exercer qu'un contrôle restreint sur les coûts, et qu'il n'est pas nécessaire de calculer périodiquement, la méthode de comptabilité de caisse répond à la plupart des besoins de la gestion pourvu qu'on applique bien la méthode.

1. Les administrateurs généraux sont tenus d'établir des méthodes de contrôle des engagements. Là où le Parlement permet à certains ministères d'engager des fonds pour les années à venir, ceux-ci doivent aussi veiller à ce que le total des engagements pour les exercices courants et futurs ne dépassent à aucun moment les limites imposées par le Parlement.
2. Même si la comptabilité d'engagement peut être tenue séparément de la comptabilité principale du ministère, les données de fin de période sur les engagements devraient normalement être incorporées au système principal aux fins des rapports financiers. Pour les ministères qui recourent au système des rapports financiers de Travaux publics et Services gouvernementaux, les sommes totales des engagements peuvent être incluses dans ce système de comptabilité au moyen de listes préparées manuellement et annulées automatiquement le mois suivant. L'information sur les engagements peut alors être incluse ou exclue des rapports préparés selon les spécifications de chaque ministère.
3. Le système peut consister en un dossier actif de documents d'engagement. Un tel dossier devrait être tenu pour chaque subdivision soumise au contrôle des affectations. La valeur totale des engagements en cours versés à ce dossier peut être calculée en tout temps en ajoutant les documents contenus dans les dossiers. Il faut des contrôles comptables adéquats, tels que des sommaires et un contrôle séquentiel des pièces d'engagement, afin de garantir que les dossiers sont complets, exacts et fiables.
4. Lorsque certains engagements sont en cours depuis longtemps ou lorsqu'il est essentiel de connaître continuellement la somme totale des engagements, comme dans le cas des projets d'investissement, il est normalement préférable de compléter la méthode du dossier actif par un simple journal ou grand livre qui consigne le solde de chaque engagement et la valeur totale des engagements en cours.
5. Les agents qui exercent un pouvoir de dépenser et dont les actes entraîneront ultérieurement des imputations au crédit budgétaire doivent disposer des données sur les engagements. Ils doivent pouvoir demander cette information lorsqu'il y a quelque raison de croire que le total des engagements peut atteindre le montant de l'affectation.
6. Toute l'information que contiennent les registres d'engagement doit être complète, précise et fiable, selon les normes applicables à tout système de comptabilité. Les procédures de contrôle devraient être décrites dans le manuel financier du ministère. Des exposés de politique spécifiques devraient les accompagner pour préciser le choix du moment et du mode d'enregistrement des divers genres d'engagements, tels que les dépenses de fonctionnement, les traitements et salaires, les dépenses d'investissement, les engagements étalés sur plusieurs années, les dépenses payées à même un compte de banque d'un ministère, les avances, les subventions et les contributions.

1. Les systèmes de comptabilité des ministères devraient être conçus de façon à permettre l'inscription de données d'exercice, chaque fois que cela s'impose pour répondre aux besoins de la comptabilité des coûts.
2. Comme on l'a vu précédemment, la comptabilité d'exercice suppose l'enregistrement de la réception d'un élément d'actif ou d'un service de façon à déterminer le passif du gouvernement. Selon la définition ordinaire, elle comprend aussi les dépenses différées, en vue d'obtenir une détermination exacte des coûts assumés au cours d'une période comptable. Cet aspect est traité séparément dans la prochaine section, à propos de la comptabilité fondée sur les coûts.
3. La comptabilité d'exercice permet de comparer dans le temps les données comptables avec les données non comptables, et puis les coûts avec les résultats, les données de rendement et les données de revenu. Elle a pour objet d'inscrire toutes les opérations qui ont eu lieu au cours d'une période donnée, quelle que soit la date des recettes et déboursés.
4. Du fait de la dispersion géographique de certains ministères, un prompt déboursement n'est pas toujours possible. L'inscription d'opérations n'impliquant pas de déboursé peut s'imposer en attendant l'émission de chèques. De plus, il se peut que des comptes doivent être retenus à cause d'anomalies ou d'absence de renseignements nécessaires à l'approbation du paiement. Grâce aux inscriptions d'exercice, les comptes peuvent être rajustés pour inscrire des opérations dont on n'aurait pas fait état dans un système normal de comptabilité de caisse. La mesure dans laquelle la comptabilité d'exercice est pratiquée dans un ministère doit être déterminée en comparant les frais additionnels aux avantages liés à l'amélioration des données de coût.
5. La comptabilité d'exercice ne doit pas entraver le fonctionnement du système de comptabilité de caisse, car les gestionnaires financiers des organismes centraux et des ministères ont besoin de données de caisse à jour, exactes et complètes pour pouvoir gérer effectivement les crédits. Cette limitation n'est pas très restrictive, parce que l'emploi judicieux des techniques de comptabilité et des modes de rapport financier permet aux ministères de fournir l'information de comptabilité de caisse et comptabilité d'exercice, sans conflit, chevauchement ou fausse interprétation. Le système des rapports des ministères offert par Travaux publics et Services gouvernementaux permet de préparer les rapports financiers d'après la comptabilité d'exercice ou de caisse selon les besoins du client.
6. On devrait concevoir les systèmes de comptabilité des ministères pour faire en sorte que les opérations comptables approuvées par les gestionnaires à la date d'un rapport y apparaissent. C'est là une norme minimale de la comptabilité d'exercice. Si les rapports comptables ou financiers ne renferment pas les opérations déjà portées à l'attention du gestionnaire ou dont il a fait rapport à un bureau comptable, les rapports financiers perdent alors toute crédibilité pour le gestionnaire et ce n'est pas sans justification qu'on ne les utilisera pas. Si l'autorisation financière se fait attendre ou s'il est impossible d'inclure l'opération dans le système d'émission de chèques en temps utile, une inscription d'exercice s'impose et doit être effectuée par le personnel financier dès que le retard est constaté.
7. Les systèmes de comptabilité des ministères devraient permettre d'enregistrer les opérations concernant des biens reçus ou des services rendus à l'égard desquels une obligation de paiement surviendra plus tard, même si le fournisseur n'a pas envoyé de facture ou d'état de compte. Cette norme devrait être respectée dans tous les centres de responsabilité où les écarts entre la date de réception des biens et services et la date d'approbation par les gestionnaires influeront vraisemblablement de façon significative sur la teneur ou l'utilité des rapports financiers. Si une opération implique un montant important, la norme peut s'appliquer à titre exceptionnel; si l'accumulation des opérations courantes se traduit par un montant important, la norme devrait être appliquée de façon continue afin que l'information communiquée dans le rapport soit complète et exacte.
8. L'appendice A décrit les modalités de la comptabilité d'exercice.

1. Les systèmes de comptabilité des ministères devraient pouvoir transmettre des renseignements périodiques précis sur le coût des divers éléments d'activité concourant à la réalisation des programmes. Le système de comptabilité de coûts devrait s'intégrer au système principal de comptabilité de caisse du ministère afin de garantir une information complète sur les coûts et de réduire le risque de chevauchement.
2. Il faut tenir compte des coûts lors de la prise de décision. Devant la délégation croissante du pouvoir financier aux gestionnaires des niveaux inférieurs et l'importance croissante du rendement des gestionnaires dans la réalisation des objectifs de programme, des données logiques, fiables et livrées à temps sont nécessaires pour expliquer les conséquences des décisions. Les données de coûts peuvent aussi servir pour établir de nouveaux plans et budgets, pour contrôler, mesurer ou comparer les opérations courantes, pour effectuer des analyses coûts-bénéfices, pour prendre des décisions de faire ou d'acheter, et pour déterminer le prix des biens et services fournis. Pour évaluer le rendement des gestionnaires, l'information périodique sur les coûts devrait renseigner sur les éléments de base des opérations d'un ministère, tels que les projets individuels, les tâches, les services et les produits.
3. La comptabilité de coût permet un choix entre un ensemble de techniques et de méthodes de comptabilité tout en respectant certaines conventions en vue de produire des données de coûts utiles à la gestion. Il y a beaucoup de façons de calculer les coûts et l'expression «coûts exacts» n'a de sens que si les techniques, les méthodes et les conventions choisies sont connues. Ceux qui préparent les données de coûts doivent comprendre les fins auxquelles les éléments d'information sont destinés pour que les renseignements ne soient pas trompeurs. De même, ceux qui utilisent l'information relative aux coûts doivent avoir une idée de la façon dont elle a été préparée. Les coûts n'ont pas de valeur intrinsèque; leur utilité dépend entièrement des décisions qu'ils représentent pour les gestionnaires. Ainsi, si l'information relative aux coûts doit servir à prendre une décision entre faire et acheter impliquant une opération entièrement nouvelle, il est souhaitable d'inclure tous les frais généraux dans les coûts. Par contre, si la décision de faire ou d'acheter implique une opération existante, les coûts passés ne devraient pas entrer en ligne de compte. Il est important de ne prendre en considération que les coûts pertinents aux décisions ou aux activités de gestion qui peuvent en résulter.
4. Il est essentiel de toujours respecter les conventions comptables, particulièrement lorsque l'information relative aux coûts sert à comparer les coûts au cours d'une période donnée, ou à comparer plusieurs solutions possibles à un instant donné. Un enregistrement régulier des coûts au cours d'une période donnée peut s'avérer un indicateur extrêmement utile pour la gestion, même si, en valeurs absolues, les coûts peuvent ne pas être complets.
5. Il appartient d'abord aux agents financiers de déterminer les besoins d'information en matière de coûts dans leurs ministères, afin de proposer des techniques répondant à ces besoins et, avec le concours des gestionnaires, de les mettre en pratique. Les gestionnaires verront souvent la nécessité, les avantages et l'utilité de données au sujet des coûts, mais ce n'est pas à eux de choisir ou appliquer les diverses techniques qui permettront de les obtenir. Cependant, aucune donnée de coût ne devrait être produite sans le plein concours du gestionnaire concerné. Celui-ci doit savoir quels coûts sont inclus, avec quelle précision ils sont calculés, dans quelle mesure ils peuvent être comparés de façon significative avec les données non financières, telles que les indicateurs de rendement, et toute limitation éventuelle. En outre, l'agent financier doit normalement essayer de fournir des données qui soient fiables pour les gestionnaires. Il ne peut le faire qu'en utilisant des techniques qui s'appuient sur des données objectives, observables et sûres, émanant pour la plupart des gestionnaires eux-mêmes.
6. L'agent financier a aussi pour fonction d'assister les gestionnaires en analysant et en interprétant l'information relative aux coûts. Ceci comprend, lorsque c'est possible, l'explication des écarts en termes de prix, de volumes et d'efficacité.
7. L'appendice B décrit les techniques d'identification et de répartition des coûts.

1. Le système de codage désiré pour les systèmes de comptes centraux comprend une partie établie par Travaux publics et Services gouvernementaux et une partie établie individuellement par les ministères.
2. Certains codes uniformes sont assignés à chaque opération au moyen des méthodes de contrôle des lots appliquées par Travaux publics et Services gouvernementaux afin que les opérations affectant l'encaisse soient identifiées séparément des autres opérations et que la piste de vérification soit préservée pour toutes les opérations entrées dans le système. Ces codes identifient le ministère, le bureau régional des services, le lot et l'origine.
3. Ce sont les ministères qui assignent les codes reliés au plan comptable selon leur propre plan, en utilisant le système de numérotation et le format qui leur conviennent le mieux, sous réserve des restrictions suivantes :
   • le système de comptabilité centrale doit pouvoir identifier le crédit parlementaire, ou bien le compte de revenu, d'actif ou de passif (numéro du compte central) auquel l'opération doit être imputée ou créditée dans les comptes du Canada;
   • les articles ministériels (ou d'exécution) ou les codes de ressource des ministères, constituant le niveau le plus bas d'analyse par article dans chaque ministère, doivent être compatibles avec les articles économiques, d'origine ou de classification, qui représentent le niveau le plus bas d'analyse par article pour l'ensemble du gouvernement;
   • l'élément d'activité doit être compatible;
   • les champs de codage doivent être disposés selon un ordre prescrit;
   • le nombre total de chiffres dans un champ donné ne doit pas dépasser 9;
   • le nombre total de chiffres dans un bloc de codage ne doit pas dépasser 25.
4. Dans ces limites, chaque ministère a mis au point un plan comptable et un système de codage qui, normalement, identifient les postes suivants (voir le chapitre 5-1 du volume «Fonction de contrôleur» du Manuel du Conseil du Trésor) :
   • le crédit budgétaire alloué par le Parlement, l'affectation du Conseil du Trésor, ou un compte d'actif ou de passif (autorisation);
   • la sous-section organisationnelle à laquelle l'opération devrait être dûment imputée ou créditée (le centre de responsabilité ou le centre de coût);
   • l'élément d'activité ou le plus bas niveau de sous-activité auquel l'opération devrait dûment être imputée ou créditée (l'objet);
   • la nature des biens et services acquis ou paiements de transfert effectués, l'origine du revenu reçu, ou la cause de l'augmentation ou de la diminution des créances et des dettes (l'article);
   • tout élément de coût, opération, projet, processus, élément, tâche, poste, travail, comité, région géographique, groupe de consommateurs ou de produits, individu, ou forme d'analyse particulière autre que les postes précédents (codes facultatifs).

1. Le code d'interclasseur permet de simplifier le codage des pièces comptables, tout en accroissant la souplesse du système de codage et en réduisant la possibilité d'erreurs. Pour tout centre de responsabilité distinct, dans la classification du codage des dépenses, la plupart des chiffres se répètent pour toutes les opérations. Ainsi, toutes les dépenses ont généralement les mêmes codes pour le programme, le crédit parlementaire, le centre de responsabilité, l'activité et le premier niveau de sous-activité. N'importe lequel de ces champs d'information peut être porté à une longueur de 9 chiffres, mais ils totalisent collectivement 12 chiffres dans la plupart des ministères. Si l'on a recours à un code d'interclasseur, un numéro d'interclasseur de 4 ou 5 chiffres peut remplacer ces 12 chiffres lors du codage des opérations. Par la suite, à l'étape du traitement électronique, le code d'interclasseur peut être interprété de façon à imposer en entier les codes voulus à chaque opération exactement comme si le codage détaillé était inscrit sur chaque document d'origine.
2. L'utilisation des codes d'interclasseur comporte plusieurs avantages :
   • Le volume de codage manuel nécessaire pour chaque document d'origine se trouve réduit et simplifié, et le risque d'erreurs est moins grand à l'étape du codage des documents d'origine dans les ministères et à l'étape de la saisie des données dans les centres d'informatique.
   • Certaines incohérences qui se produisent fréquemment par suite d'erreurs de codage passées inaperçues se trouvent éliminées, par exemple, lorsque les totaux par activité ne concordent pas avec les totaux par responsabilité à l'intérieur d'un même centre de responsabilité.
   • Les codes d'interclasseur peuvent être établis selon un ordre qui en facilite l'utilisation par le personnel de soutien et les gestionnaires opérationnels dans un centre de responsabilité et les libère de l'obligation de connaître en entier le système de codage du ministère.
   • Les codes d'interclasseur facilitent l'épurement des données d'entrée à l'étape du traitement électronique; en effet, si l'interclasseur est bon, le codage prescrit le sera aussi. La majorité des données non valables seront rejetées à la première étape du traitement plutôt qu'à plusieurs étapes ultérieures.
   • Le codage du ministère pouvant être transmis à Travaux publics et Services gouvernementaux est limité à 25 chiffres au maximum; cependant, à l'aide d'interclasseurs, on peut augmenter ce nombre au cours du traitement à 50 chiffres au moins. Cette souplesse permet un nombre considérable d'analyses financières spéciales ou de ventilation des coûts.
3. Lorsque des interclasseurs sont utilisés, chaque centre de responsabilité aura besoin d'ordinaire d'un interclasseur pour chacun des plus bas niveaux de sous-activité auquel il participe et, au besoin, d'un interclasseur par compte de revenu, d'actif et de passif.

1. Tous les ministères devraient expliquer pleinement leur plan comptable dans un manuel de codage complet qui ferait partie intégrante de leur manuel de gestion financière. Ce manuel devrait expliquer l'utilisation et l'importance de chaque champ du système de codage du ministère; il devrait expliquer toute mesure spéciale ou tout traitement exceptionnel nécessaire pour les comptes de contrepartie ou d'annulation, d'actif et d'attente; il devrait également énumérer tous les codes valables pour le ministère en ajoutant un texte descriptif adéquat à chacun d'eux afin que tous puissent s'en servir avec assurance. Chaque bureau où se fait le codage devrait en avoir un exemplaire à sa disposition.
2. Ce manuel devrait avoir comme complément un plan comptable adapté à chaque centre de responsabilité afin que le gestionnaire et le commis préposé à la fonction de codage y trouvent facilement et simplement les codes dont ils ont besoin. Toutes ces feuilles supplémentaires devraient renvoyer au manuel pour avis au sujet des opérations exceptionnelles.
3. Il faudrait élaborer des procédures particulières pour tenir à jour le manuel de codage du ministère et les feuilles supplémentaires à l'intention de chaque centre de responsabilité et aussi pour communiquer les modifications aux intéressés, y compris les sous-sections du personnel et des achats. Chaque page du manuel de codage et des feuilles supplémentaires devrait porter une date d'entrée en vigueur et le manuel de codage devrait être mis à jour au moins une fois par année.

Tous les ministères ne sont pas tenus de se servir d'un bloc de codage uniforme. Toutefois, on invite les ministères à collaborer avec Travaux publics et Services gouvernementaux pour éliminer toutes les divergences inutiles. Une utilisation judicieuse des codes d'interclasseur devrait permettre à tous les ministères de répondre à leurs propres besoins d'un plan comptable particulier, établi dans le cadre d'une structure de codage standard.

1. Les agents financiers devraient participer à l'élaboration des systèmes pour s'assurer que les conseils des spécialistes en matière de finances sont fournis aux projets d'élaboration des systèmes et qu'ils renferment des contrôles financiers convenables.
2. Le niveau de responsabilité que l'agent financier devra assumer dans l'élaboration des systèmes sera fonction des objectifs visés par ces derniers. Le temps qu'il lui faudra consacrer au projet dans le but d'assumer cette responsabilité variera selon la compétence financière des autres participants. Pour ce qui est de certains projets visant la mise au point de systèmes axés sur un programme, l'agent financier pourra s'en acquitter en se fiant sur le travail des spécialistes en contrôle financier du programme.

6.1.1 Responsabilité de l'agent financier supérieur

En tant que membre de l'équipe de gestion supérieure du ministère, l'agent financier supérieur participera généralement à l'examen et à l'approbation de chaque étape de l'élaboration d'un système par la direction.

6.1.2 Responsabilité limitée

Dans l'élaboration des systèmes financiers liés à des programmes du ministère, l'agent financier joue le rôle de spécialiste des finances. Pour assumer cette responsabilité limitée, il doit jouer un double rôle : il prendra les mesures nécessaires pour s'assurer que les contrôles financiers sont adéquats et agira comme conseiller financier à l'égard du projet sur des questions comme l'analyse des avantages par rapport au coût et l'évaluation postérieure à l'installation.

6.1.3 Responsabilité globale

1. Dans l'élaboration des systèmes d'administration financière, l'agent financier participe comme usager et comme spécialiste des finances. Pour s'acquitter de sa responsabilité globale à l'égard de l'élaboration d'un système, l'agent financier doit approuver (signer) les documents relatifs à l'étape concernée du projet après s'être assuré qu'ils sont conformes aux responsabilités fonctionnelles de l'agent financier supérieur.
2. L'appendice D décrit les aspects que l'agent financier doit étudier lorsqu'il examine les documents à l'appui d'un projet d'élaboration des systèmes financiers.