Annulée [2009-10-01] - Vérification des comptes
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1. Objectif de la politique
Veiller à ce que les comptes à payer ou à régler fassent l'objet d'une vérification qui soit à la fois rentable et efficace, afin que soient respectées les exigences en matière de contrôle.
2. Énoncé de la politique
Le gouvernement a pour politique de payer à temps les sommes qu'il doit réellement à des tiers. Les mécanismes de vérification des comptes doivent être conçus et utilisés de manière à en assurer la probité et à tenir compte de l'importance des risques assortis à chaque paiement.
3. Application
Cette politique s'applique à tous les organismes considérés comme des ministères au sens de l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP).
4. Exigences de la politique
- Tous les paiements doivent être vérifiés et certifiés conformément à l'article 34 de la LGFP.
- La responsabilité première de la vérification des comptes individuels incombe aux agents qui ont le pouvoir de confirmer et de certifier le bien-fondé de la demande conformément à l'article 34 de la LGFP. Ces agents sont chargés de confirmer l'exactitude de la demande de paiement et de vérifier les comptes suivant les règles.
- La responsabilité première du système de vérification des comptes ainsi que des mesures connexes de contrôle financier incombe aux agents auxquels le pouvoir de payer a été délégué conformément à l'article 33 de la LGFP.
- L'agent qui autorise un paiement en vertu de l'article 33 doit être en mesure de confirmer qu'il existe un système approprié de vérification des comptes, conformément à l'article 34, et que ce système est utilisé comme il se doit et consciencieusement.
- Les pouvoirs de signature accordés en vertu des articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques ne peuvent être exercés par la même personne à l'égard d'un même paiement.
- Nul ne peut exercer le pouvoir de dépenser (article 34) une somme dont il ou elle peut bénéficier personnellement, directement ou indirectement.
- Le processus de vérification doit produire des preuves tangibles de cette vérification et permettre de savoir qui a effectué chacune des différentes étapes de la vérification.
- Lorsque le receveur général a reconnu qu'une dette de la Couronne a été cédée ou qu'un paiement fait l'objet d'une procuration et que la cession ou la procuration est en vigueur, les règles relatives aux dettes cédées ou aux paiements faisant l'objet d'une procuration doivent être incorporées dans le processus de vérification des comptes du ministère.
5. Modalités d'application
5.1 Vérification des comptes en vertu de l'article 34 de la LGFP
-
Les ministères doivent établir leurs propres lignes de conduite en ce qui
concerne le degré de précision que doit avoir la vérification, compte tenu de
l'importance du risque, pour qu'il soit possible d'attester :
- que les travaux ont été exécutés, les biens fournis ou les services rendus, ou que le bénéficiaire a droit au paiement ou au règlement;
- que les conditions pertinentes du marché ou de l'entente ont été respectées, notamment en ce qui concerne le prix, la quantité et la qualité; s'il n'était pas précisé dans le marché, que le prix est raisonnable;
- que le paiement effectué est un paiement anticipé prévu dans le marché ou l'entente;
- que l'opération est exacte et que le code financier est indiqué;
- que les lois, les règlements, les décrets et les directives du Conseil du Trésor applicables ont tous été respectés.
-
Les ministères doivent déterminer l'importance du risque associé aux divers
types d'opérations qu'ils traitent, s'ils veulent être en mesure d'adapter en
conséquence leurs exigences en matière de vérification.
L'importance du risque (élevé, faible ou moyen) peut être mesurée en fonction des critères suivants : le type d'opération, les sommes en jeu, le fournisseur ou le bénéficiaire. On trouvera à l'appendice A la définition des catégories de risques, et à l'appendice B, un modèle de matrice servant à évaluer l'importance des risques que présentent les divers types d'opérations.
-
Conformément au sous-alinéa 34(1)a)(iii) de la LGFP, le paiement de certaines
factures peut être effectué avant que les comptes n'aient été vérifiés, pourvu
que la demande de paiement soit jugée raisonnable. Il s'agit notamment :
- la demande de paiement vient d'un fournisseur établi avec lequel on a l'habitude de faire affaire et qui a fait ses preuves;
- il sera possible d'effectuer des redressements après le paiement ou de recouvrer des trop-payés auprès du fournisseurs; et
- on peut, au moyen d'une inspection, déterminer si la facture est erronée.
Les ministères doivent préciser les types de paiement visés par la présente disposition ainsi que la marche à suivre pour vérifier les paiements après qu'ils ont été effectués.
5.2 Assurance de la qualité de la vérification des comptes en vertu de l'article 34
- Les méthodes utilisées pour assurer la qualité du système de vérification des comptes doivent tenir compte de l'importance du risque que présente l'opération financière.
- Si l'opération comporte un risque élevé, il faut en examiner tous les éléments pertinents. Dans le cas des opérations à risque moyen ou faible, il suffit habituellement de prélever un échantillon des opérations et de n'examiner que les éléments les plus importants de chaque opération choisie.
- Les ministères doivent recourir à des méthodes d'échantillonnage qui sont conformes à la théorie et aux pratiques d'échantillonnage reconnues.
- La méthode recommandée est l'échantillonnage statistique, mais les ministères peuvent choisir une autre méthode pour s'assurer de la qualité de la vérification des comptes effectuée conformément à l'article 34 de la LGFP.
6. Surveillance
Le processus de vérification des comptes devrait être examiné par le service de vérification interne du ministère. Cet examen portera notamment sur le respect des critères établis par le ministère pour chaque catégorie de risque et sur les types de paiement pouvant être effectués avant l'achèvement de la vérification détaillée.
7. Références
Cette politique est établie en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques et remplace la circulaire du Conseil du Trésor 1989-15 intitulée « Recours à l'échantillonnage statistique aux fins de la vérification des comptes à l'étape de la demande de paiement » (août 1989). Se reporter aux documents suivants :
- Loi sur la gestion des finances publiques (S.R.C., 1985, c. F-11), articles 2, 26, 32, 33 et 34 et alinéas 76 1)c) et 80d).
- Règlement sur les réquisitions de paiements, DORS/85-999, modifié par le règlement DORS 86-68 et 93-258;
- Manuel des SGF : Module de gestion des dépenses, Information et systèmes de gestion financière, BCG, 1990.
- Les progiciels de l'échantillonnage statistique, Information et systèmes de gestion financières, BCG, juin 1992.
8. Annulation
- Ce chapitre annule le chapitre 3-6 du volume « Gestion financière » en date du 1er décembre 1991; et
- cette politique remplace aussi le chapitre 9.1 et 9.3, soit la partie reliée à la vérification des comptes sections 9.3.2.1 et 9.3.2.4 et Appendice 9G du « Guide d'administration financière du Conseil du Trésor » révision consolidée, avril 1991.
9. Demandes de renseignements
Les demandes de renseignements relatives à cette politique doivent passer par l'administration centrale de votre ministère. Pour interprétation de cette politique, les administrations centrales des ministères doivent communiquer avec :
Secteur de la politique de gestion financièreDivision des normes de gestion financière
Secrétariat du Conseil du Trésor
Ottawa (Ontario)
K1A 0R5
Téléphone : (613) 957-7233
Télécopieur : (613) 952-9613
Appendice A - Lignes directrices
Généralités
Les ministères devraient élaborer et publier les règles et méthodes particulières que doit suivre le personnel pour vérifier les comptes en vertu de l'article 34 et pour garantir la qualité du processus de vérification. Les règles et les méthodes en question devraient tenir compte des caractéristiques de l'organisation, comme le degré de décentralisation et les systèmes automatisés de gestion des dépenses qu'elle utilise.
Les ministères devraient également veiller à ce que les attributions de chaque agent en matière de vérification des comptes et d'assurance de la qualité soient clairement étayées et bien comprises.
Vérification des comptes en vertu de l'article 34
Dans le cadre du processus de vérification, il faut vérifier l'exactitude des opérations, c'est-à-dire s'assurer que le montant n'a pas déjà été payé, que les remises pertinentes ont été déduites, que tous les frais non admissibles ont été supprimés et que le montant à payer est exact.
Le paiement de certaines factures peut être effectué avant que les comptes n'aient été vérifiés, pourvu que la demande de paiement soit jugée raisonnable. Il s'agit notamment :
- des factures habituelles pour les services publics (téléphone, chauffage, électricité), dont le montant peut varier d'un mois à l'autre;
- des factures provenant des fournisseurs habituels qui comprennent de nombreux articles dont le montant est peu élevé et ne présente qu'un faible risque (par exemple, les frais de taxis, les relevés ministériels pour la carte enRoute, les factures d'ASC pour des travaux d'impression);
- des factures mensuelles de fournisseurs établis de services (entretien, location d'ordinateurs et de matériel, etc.) dont le montant ne varie habituellement pas.
Les documents nécessaires à la vérification des comptes comprennent les contrats, les baux, les bons de commandes ou demandes, les demandes de personnel, les conditions du programme et autres documents du même genre. Il faut aussi conserver, au besoin, les documents qui font état des engagements, des prix convenus pour les services et les fournitures, des caractéristiques et des besoins particuliers et des modalités de paiement convenues.
Il appartient à chaque ministère de déterminer le type de documentation ou d'information dont il aura besoin pour effectuer la vérification de chaque catégorie de paiement et pour tenir une piste de vérification convenable.
Exigence de présenter des feuillets T4-A Supplémentaires
Les ministères et organismes doivent préparer un feuillet T4-A Supplémentaire afin de déclarer les montants versés pour des marchés de service et pour des marchés composés de biens et de services. Tous les marchés de service et les marchés composés de biens et de services sont assujettis à cette exigence, mis à part les catégories de paiements suivantes :
- les achats effectués avec des cartes d'achat;
- les commandes d'achat local;
- les subventions et les contributions;
- les locations, y compris les paiements des services d'utilité publique et
la location d'espace à bureau, d'équipement et d'autres fournitures.
Le feuillet T4-A Supplémentaire doit être préparé pour tous les paiements de marchés annuels de plus de 500 $. Le montant à déclarer sur chaque feuillet d'information est le total des paiements effectués à l'entrepreneur au cours de l'année civile, y compris toute portion des biens, des dépenses, des coûts indirects, etc., exclusion faite de la TPS/TVH ou des taxes de vente provinciales.
Pour de plus amples renseignements, les ministères peuvent se reporter à la lettre d'information du 30 avril 1998, portant sur la mise en oe uvre des exigences en matière de déclaration relatives au feuillet T4-A Supplémentaire.
Assurance de la qualité de la vérification des comptes en vertu de l'article 34
L'examen que doivent effectuer les agents payeurs pour assurer la qualité de la vérification s'ajoute aux exigences relatives aux demandes de paiements qui sont exposées au chapitre 2-6. De bonnes méthodes d'échantillonnage peuvent être utilisées à cette fin.
L'agent financier supérieur du ministère devrait approuver le plan d'échantillonnage et les mises à jour qui y sont effectuées périodiquement. On trouvera à l'appendice D des renseignements supplémentaires sur l'échantillonnage statistique.
Lorsqu'un échantillonnage statistique rigoureux est effectué selon un plan d'échantillonnage approuvé, les agents habilités à faire les paiements en vertu de l'article 33 ne peuvent être tenus responsables des erreurs de vérification des comptes, avant la demande de paiement, qui peuvent être commises relativement aux opérations qui ne font pas partie de l'échantillon.
La méthode d'échantillonnage choisie doit être suffisamment précise pour permettre de tirer des conclusions sur l'acceptabilité et la fiabilité générales du processus de vérification des comptes.
L'importance du risque que comporte l'opération financière devrait être évaluée en fonction d'un certain nombre de critères tels que la nature de l'opération, les sommes en jeu et, le cas échéant, le taux d'erreur observé chez certains organismes ou fournisseurs. Par exemple, si l'agent payeur soupçonne qu'une vérification n'a pas été effectuée convenablement, il peut, pendant un certain temps, attribuer un risque plus élevé aux opérations qui s'y rapportent.
Si les erreurs relevées au cours de l'examen de la vérification des comptes effectuée en vertu de l'article 34 sont fréquentes et graves, il convient de procéder à une étude approfondie des méthodes de traitement des comptes de l'organisme et d'en communiquer les résultats au gestionnaire du centre de responsabilité afin qu'il puisse prendre les mesures correctives qui s'imposent.
Si l'on constate que la vérification des comptes et la certification faites conformément à l'article 34 sont constamment inacceptables ou insatisfaisantes, il est préférable de retirer l'autorisation en vertu de l'article 34 plutôt que de recourir à une autre vérification puisque cette dernière solution ne permet pas de savoir qui peut être retenu responsable des erreurs.
Appendice B - Catégories de risques
Risque élevé : Sont à risque élevé les opérations qui présentent les caractéristiques suivantes : les opérations de nature très délicate, par exemple, celles où une erreur pourrait entraîner un paiement non recouvrable, ou les paiements qui sont en grande partie discrétionnaires ou sujets à interprétation. Feraient aussi partie de cette catégorie les paiements représentant de très grosses sommes d'argent ou les paiements où les risques d'erreur sont très grands.
Faible risque : Sont à faible risque les opérations qui présentent les caractéristiques suivantes : les opérations financières qui ne sont pas de nature délicate; celles où le risque de perte financière est minime, voire nulle; celles où la possibilité d'erreur est faible et où les erreurs ont des conséquences financières minimes (il s'agit habituellement d'opérations où le montant du paiement est relativement peu élevé et est recouvrable).
Risque moyen : Cette catégorie regroupe les opérations qui ne sont pas énumérées dans les deux catégories précédentes.
Appendice C - Catégories de risque selon la nature de l'opération et les sommes en jeu
| Nature de l'opération | Risque faible | Risque moyen | Risque élevé |
| Comptes créditeurs généraux | < $$$ | $$$ - $$$ | > $$$ |
| Subventions et contributions | < $$$ | $$$ - $$$ | > $$$ |
| Paiements d'aide sociale | < $$$ | $$$ - $$$ | > $$$ |
| Demandes de remboursement de frais de déplacement | < $$$ | $$$ - $$$ | > $$$ |
| Frais de réception(accueil) | < $$$ | $$$ - $$$ | > $$$ |
| Conférences et formation | < $$$ | $$$ - $$$ | > $$$ |
| Demandes de remboursement de frais de réinstallation | < $$$ | $$$ - $$$ | > $$$ |
| Paiements aux employés | < $$$ | $$$ - $$$ | > $$$ |
| Règlements interministériels | < $$$ | $$$ - $$$ | > $$$ |
Ce tableau est UN MODÈLE de la matrice qui devrait être établie pour déterminer l'importance du risque que présentent les opérations.
Appendice D - Échantillonnage statistique
La présente politique préconise le recours à des méthodes éprouvées d'échantillonnage statistique qui permettent de prélever de façon objective, et sans distorsion, un échantillon représentatif de la taille voulue et selon le niveau de confiance souhaité. Les ministères devraient éviter de choisir les échantillons à dessein, par exemple en fonction de la provenance de certaines opérations ou encore des opérations où les possibilités d'erreurs nous semblent élevées, s'ils veulent être en mesure de tirer des résultats de l'échantillonnage des conclusions fiables et statistiquement significatives.
Avant de procéder à l'échantillonnage, il faut commencer par effectuer une étude de faisabilité afin d'évaluer l'état actuel du processus de vérification des comptes. Après avoir déterminé qu'il est possible de recourir à l'échantillonnage, le ministère doit élaborer un plan d'échantillonnage dans lequel sont exposés sa politique et ses procédures ainsi que ses besoins connexes en matière de collecte de données et de rapports.
Le plan d'échantillonnage devrait être approuvé par l'agent financier supérieur, qui veillera à ce qu'il soit incorporé dans le manuel financier du ministère et bien compris par tous les employés chargés de le mettre en oeuvre. Le plan devrait être mis à jour et approuvé périodiquement.
Le plan d'échantillonnage devrait comprendre des renseignements sur les populations échantillonnées et les ensembles d'opérations, la période de revue de l'échantillonnage, le moment où sont effectués les tests (avant ou après le paiement), la méthode d'échantillonnage (statistique ou autre), les erreurs critiques, le taux maximum d'erreurs tolérable, ainsi que le mode de sélection de l'échantillon (manuel ou informatisé) et les méthodes envisagées pour déterminer la taille des échantillons devant être prélevés pour les ensembles d'opérations. Le plan d'échantillonnage devrait également faire état de l'évaluation des résultats et de l'établissement des rapports qui doit suivre chaque période d'échantillonnage ainsi que les diverses mesures correctives envisagées.