Annulée [2009-10-01] - Politique sur les comptes à fins déterminées

1. Les politiques et procédures ministérielles devraient énoncer clairement l'obligation de rendre compte du gestionnaire responsable des fonds inscrits dans un compte à fins déterminées. Un énoncé clair et précis est particulièrement important dans le cas des ententes à frais partagés et autres arrangements similaires, des cadeaux, des dons, des legs, des contributions et des fonds de dotation, quant à la gestion des fonds et au respect de la présente politique.
2. Il faut instaurer des mécanismes de contrôle adéquats à l'interne, y compris une surveillance et un rapprochement périodique. Une piste de vérification complète doit permettre de retracer toutes les opérations relatives à un compte à fins déterminées.
3. Comme il est indiqué dans les exigences de la politique, les fonds inscrits dans un compte à fins déterminées peuvent être virés à un compte de recettes non fiscales diverses lorsque, par exemple, les montants reçus à titre de cautionnement sont cédés à l'État, à condition que ce type de transfert soit autorisé par la loi.
4. Lorsqu'une autorité habilitante (loi, contrat, entente, etc.), l'autorise, les frais administratifs peuvent être imputés sur les fonds à fins déterminées. Les frais administratifs peuvent être portés directement au compte à fins déterminées ou les fonds destinés à payer de tels frais peuvent être transférés à un compte de recettes. Cette dernière procédure sera efficiente seulement si le ministère a des autorisations soit de crédit net ou de fonds renouvelable permettant de dépenser de nouveau les sommes couvrant les frais imputés au compte.
5. Lorsque la loi ou une autre autorité habilitante ne permet pas que les frais administratifs soient imputés au compte, les frais engagés par le ministère pour l'administration des fonds inscrits à un compte à fins déterminées doivent être imputés à un crédit ministériel.
6. À moins que la loi ne l'autorise expressément, on ne peut effectuer des décaissements d'un compte à fins déterminées si cette mesure produit un solde débiteur. Par conséquent, les dépenses ne doivent pas être effectuées à partir d'un compte à fins déterminées si l'argent n'est pas disponible. Le ministère devrait retarder la dépense jusqu'à ce que les fonds soient reçus. Si un déficit résulte d'une erreur ou d'un oubli, le solde doit être rétabli rapidement. Tout paiement effectué au moyen des fonds alloués ne peut être remboursé à une date ultérieure au moyen des fonds à fins déterminées.
7. Les comptes à fins déterminées ne peuvent être utilisés pour enregistrer les transactions interministérielles. Toutefois, il y a exception lorsque des fonds à fins déterminées sont utilisés pour acheter des biens et services d'un autre ministère qui opère en vertu d'une autorisation de crédit net ou de fonds renouvelable et qui n'est pas concerné par les sommes d'argent à fins déterminées (c.-à-d. qui ne fait pas partie d'entente à frais partagés ou du projet conjoint). Cette procédure est avantageuse pour le ministère fournisseur seulement s'il possède des autorisations crédits nets ou de fonds renouvelable étant donné que sans ces autorisations, le ministère ne peut dépenser de nouveau les montants reçus et l'argent doit être imputé sur les recettes non fiscales diverses.

1. Les comptes en fiducie servent à comptabiliser les dépôts au Trésor ou les titres reçus, si ces fonds doivent être administrés par le gouvernement du Canada selon les conditions particulières d'une entente de fiducie ou d'une loi établissant une relation de fiduciaire. Les fonds appartiennent toujours au bénéficiaire et, en conséquence, équivalent à une obligation financière pour le gouvernement du Canada.
2. Un compte en fiducie ne peut être créé que s'il existe une relation de fiduciaire véritable entre le gouvernement (fiduciaire) et un tiers (donateur), c'est-à-dire que même si le gouvernement n'est pas propriétaire des fonds, il en détient le titre de propriété (contrôle les fonds). Dans le passé, de nombreuses «fiducies» ne répondaient pas aux critères d'une «véritable» fiducie et correspondaient plutôt à des obligations gouvernementales ou à des fonds administrés.
3. En raison de la nature spéciale d'une véritable fiducie, ainsi que des pouvoirs et des devoirs du fiduciaire, la création d'une fiducie et l'acceptation de ces pouvoirs et devoirs ne doivent pas être traitées à la légère, surtout que la plupart des fiducies sont créées pour longtemps.
4. La création d'une fiducie impose aux fiduciaires un certain nombre de devoirs, dont deux ont des répercussions sur la gestion financière du compte à fins déterminées :
   • Le premier est l'obligation de rendre compte. Le fiduciaire doit veiller à ce que les comptes pertinents de toutes les transactions liées aux fonds en fiducie soient en règle, ainsi que les rapports de décision. En outre, on doit rendre compte aux bénéficiaires à intervalles appropriés.
   • Le second devoir est celui d'investir. Puisque les fonds en fiducie doivent être gérés au profit du bénéficiaire, il importe de les faire fructifier, soit en investissant les montants soit en versant des intérêts. Dans les deux cas, il est nécessaire d'obtenir les autorisations législatives pertinentes. En outre, s'il est possible d'investir (ce qui est rarement le cas), il faut le faire avec précaution et prudence et choisir de bons investissements qui sont conformes aux conditions de la fiducie.
5. Voici les opérations permises dans un compte en fiducie :
   • Les rentrées et crédits consisteront en argent et en titres reçus de tiers ou en prestations que le gouvernement doit payer directement aux bénéficiaires (et les intérêts, s'il y a lieu);
   • Les imputations et versements ne peuvent dépasser le solde du compte et doivent seulement être faits au bénéficiaire ou en son nom, conformément aux conditions de l'accord de fiducie. Si la législation ou l'accord de fiducie l'autorise, des frais d'administration peuvent aussi être imputés au compte.

1. Les ententes à frais partagés sont celles en vertu desquelles les parties conviennent d'assumer une partie des coûts d'une entreprise commune mais sans y participer directement et sans y affecter du personnel.
2. Les projets conjoints sont ceux que les parties à une entente acceptent de réaliser conjointement. Pour ce faire, il faut notamment partager les ressources, acheter des biens ou des services et engager du personnel.
3. Une entreprise en participation est une entente en vertu de laquelle les parties se partagent non seulement le contrôle et l'apport des ressources, mais aussi les bénéfices ou excédents et tout particulièrement les pertes. En pareil cas, toutes les parties sont responsables des obligations contractées pendant l'exécution de l'entreprise en participation. Un partenariat est semblable à une entreprise en participation.
4. Bien que les ministères puissent conclure des ententes à frais partagés et autres ententes similaires, il leur faut éviter de s'engager dans des entreprises en participation et des partenariats à moins qu'ils n'y soient autorisés expressément par la loi. En conséquence, ils doivent consulter le ministère de la Justice avant de signer une entente de projet conjoint pour s'assurer que toutes les répercussions en matière d'obligations contractuelles sont connues et comprises.
5. Il ne faut établir un compte à fins déterminées que lorsque les fonds destinés à un projet conjoint, à une entente à frais partagés, une entreprise en participation, ou à un partenariat sont reçus d'avance des parties à l'entente.
6. Comme il est indiqué dans les exigences de la politique, les fonds reçus de tiers dans le cadre d'une entente à frais partagés ou d'un projet conjoint ne doivent jamais servir à rembourser des dépenses ministérielles; les fonds doivent être reçus à l'avance, et les dépenses imputées directement sur le compte.
7. Si l'entente regroupe plusieurs ministères ou organismes fédéraux, les fonds contribués par ces ministères et organismes ne doivent pas être versés dans un compte à fins déterminées. Ces organisations devront donc soit payer directement les dépenses à leur charge soit mettre leurs fonds dans un compte d'attente où ils seront à la disposition du ministère responsable d'effectuer les dépenses.
8. Les ententes officielles conclues avec les tiers doivent préciser la portée du projet, le montant et les échéances des rentrées, le type de dépenses devant être effectuées au nom du tiers, l'utilisation des fonds, la cession d'éléments d'actif acquis grâce aux fonds prévus dans le compte à fins déterminées et toute autre disposition pouvant faciliter la gestion financière du compte (p. ex. le versement d'intérêts aux fournisseurs pour paiement en retard, les dépenses imprévues, les mécanismes de règlement des différends).
9. À moins que le tiers n'ait donné expressément son accord, les frais administratifs ne peuvent être imputés au compte à fins déterminées. Les frais administratifs font normalement partie de la contribution du ministère à l'entente conjointe.
10. Les biens d'équipement acquis dans le cadre d'une entente au moyen des fonds fournis par un tiers et qui demeureront la propriété de l'État sont assujettis aux mêmes mécanismes de contrôle et d'approbation que ceux applicables aux dépenses en capital, c'est-à-dire approbation des dépenses, contrôle des stocks, etc.
11. Si l'entente de projet conjoint prévoit que des employés non fédéraux travailleront dans des locaux fédéraux sous la surveillance de fonctionnaires, elle doit préciser la nature du travail, sa durée et toute autre indication permettant d'éviter que ne se crée une relation employeur-employé.
12. La rémunération des employés (nommés pour une période indéterminée ou déterminée) peut aussi être prélevée sur un compte à fins déterminées si :
    • l'entente conclue avec les tiers le prévoit explicitement;
    • la rémunération (qui peut inclure-si l'entente le prévoit-la part que le gouvernement paie des régimes d'avantages sociaux des employés) est imputée directement sur le compte à fins déterminées (sans remboursement de crédit ministériel).
13. Les ministères devraient s'assurer qu'ils utilisent les pouvoirs de recouvrement de coûts appropriés lors de la vente de biens ou de services ou la location d'installations. Les comptes à fins déterminées ne doivent pas servir à contourner ou à éviter le recouvrement des coûts.
14. Si une contribution financière est reçue de tiers (soit du secteur privé ou du secteur public non fédéral) à un projet fédéral (comme un projet d'exploration ou de recherche, l'autoroute électronique, etc.) et ne reçoit pas en échange des biens ou des services de valeur égale (sans compter la publicité ou l'achalandage, les sommes reçues des tiers seraient versées dans un compte à fins déterminées.
15. Si le secteur privé participe financièrement à un projet fédéral et reçoit en contrepartie des biens ou services d'une valeur égale (par exemple l'essai gratuit d'un produit ou d'un procédé), les sommes qu'il remet à l'État ne seraient pas versées dans un compte à fins déterminées, puisqu'elles constituent des recettes non fiscales faisant suite à un recouvrement des coûts.

1. Aux fins de la présente politique, un fonds de dotation est constitué de fonds reçus par voie de donation ou de legs sous réserve des conditions suivantes :
   • une entente formelle est conclue entre le donateur et le ministère responsable de l'administration du fonds de dotation;
   • l'entente expose les mécanismes régissant l'administration du fonds ainsi que les modalités touchant le versement de l'intérêt. Ces modalités doivent être approuvées par le ministre des Finances;
   • l'entente précise que seulement les produits financiers, c'est-à-dire les intérêts versés au compte, seront affectés aux fins déterminées par le donateur. Le capital doit être maintenu intact;
2. Les programmes de bourses d'études doivent être administrés conformément aux conditions de la dotation servant à établir le programme.
3. Des conditions peuvent être rattachées ou non aux cadeaux, aux legs et aux dons faits à l'État. Toute somme reçue à titre de cadeau, legs et don, sans qu'une fin particulière ne soit spécifiée et sans qu'aucune condition ou exigence ne soit posée quant à sa destination doit être remise à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada pour être versée au crédit du compte de service et de réduction de la dette, conformément à l'article 4 de la Loi sur le compte de service et de réduction de la dette.
4. Les cadeaux, legs et dons généraux reçus pour une fin particulière mais sans condition doivent servir conformément au mandat de l'organisation et aux dispositions financières pertinentes de la loi qui régit l'organisation.
5. Les contributions, cadeaux, legs et dons sous condition, c'est-à-dire dont l'affectation est clairement exposée, ne doivent servir qu'à cette fin. Le Règlement sur le remboursement de recettes exige que les fonds reçus, qui ne peuvent être utilisés aux fins déterminées ou conformément aux modalités régissant le don, soient retournés au donateur.
6. Étant donné que l'acceptation de contributions, legs, dons ou dotations entraîne des coûts et certaines obligations pour l'État (correspondant aux buts et modalités relatifs aux dons), il est conseillé d'établir dès le début des lignes directrices claires sur ce que le ministère acceptera et n'acceptera pas.
7. Les pièces servant à justifier les contributions, cadeaux, legs, dons ou dotations sont des documents officiels qu'il faut classer et archiver en conséquence.
8. Lorsque le ministère s'occupe de demander des dons, les droits, commissions et frais administratifs ayant trait aux demandes et à la gestion des dons constituent une dépense de fonctionnement du ministère, imputable au crédit habituel de fonctionnement, sauf indication contraire dans l'accord relatif au don. Aucun intérêt ne serait exigible ni payé sur le solde du compte. Il faut veiller à ce que la distinction soit faite entre les dons réels et les recettes provenant des concessions, des licences, ou de toute autre accord concernant les redevances qui sont en réalité des frais imposés aux utilisateurs.

1. Si le gouvernement fédéral administre un programme pour le compte d'une province ou un volet d'un tel programme (par exemple, un programme provincial visant à compléter l'aide fédérale offerte à un groupe ou à un secteur d'activité particulier),
   • les sommes qu'il reçoit de la province pour effectuer des paiements en vertu du programme provincial seraient versées dans un compte à fins déterminées, tandis que
   • les sommes qu'il reçoit de la province aux fins de l'administration du programme ne pourraient être versées à un compte à fins déterminées puisqu'elles seraient des recettes non fiscales faisant suite à un recouvrement des coûts.
2. Si le gouvernement d'une province accepte de verser une contribution à un programme fédéral ou d'assumer une partie des coûts d'un tel programme, les sommes reçues à cette fin seraient versées dans un compte à fins déterminées, peu importe si elles sont affectées aux dépenses directes du programme ou à l'administration de celui-ci.
3. Si le gouvernement d'une province partage des installations fédérales et en assume partiellement les coûts, les sommes reçues constituent des recettes non fiscales faisant suite à un recouvrement des coûts, et non des fonds pouvant être versés dans un compte à fins déterminées.

1. Si le gouvernement se fait payer d'avance par le secteur privé ou le secteur public non fédéral, des biens ou services de nature indéterminée qu'il sera appelé à fournir à une date ultérieure, il peut inscrire les sommes reçues dans un compte à fins déterminées.
2. À mesure que sont fournis les biens ou services, les sommes applicables sont virées du compte à fins déterminées aux recettes comme si le paiement était effectué à ce moment-là.
3. Si les paiements anticipés reçus s'appliquent à des biens ou services précis, ils ne peuvent être versés dans un compte à fins déterminées puisqu'ils constituent des recettes non fiscales.

1. Lorsqu'un montant est adjugé à l'État par la cour et que celle-ci précise que ce montant doit être utilisé pour une fin particulière, les fonds sont inscrits à un compte à fins déterminées et utilisés pour les fins précisées.
2. Aucun intérêt ne sera payé sur de tels comptes et les dépenses seront limitées aux versements en vertu d'un marché, aux autres dépenses directes et aux subventions et contributions. Les subventions et les contributions seront versées conformément aux modalités habituelles des subventions et contributions et serviront à fournir une aide financière aux projets entrepris par des tiers et qui sont conformes aux fins pour lesquelles le montant a été adjugé.

1.1 Historique

Jusqu'en 1985-1986, toutes les opérations sur des comptes à fins déterminées étaient classées comme des opérations non budgétaires et les soldes de ces comptes étaient portés au passif. En 1986, un changement de la convention comptable a été effectué en ce qui concerne les comptes à fins déterminées qui s'apparentent à des activités ministérielles et qui ne sont pas définis comme des obligations financières du gouvernement. Ces comptes sont des comptes budgétaires et ils sont consolidés avec les recettes, les dépenses et le déficit accumulé du gouvernement. La catégorie des comptes budgétaires consolidés comprend tous les comptes à fins déterminées servant à comptabiliser et à contrôler les fonds reçus et déboursés relativement à l'administration des comptes suivants.

1.2 Frais et autres prélèvements

Ces frais et autres prélèvements sont imposés par la loi et réservés en fonction de cette dernière pour une fin déterminée. Cette catégorie comprend des comptes tels que le Compte d'assurance-chômage et la Caisse d'indemnisation des dommages dus à la pollution par les hydrocarbures causée par les navires.

1.3 Comptes d'assurance budgétaires

Ce sont des programmes qui ne visent pas les employés de l'État ou d'anciens employés de l'État. Cette catégorie comprend des comptes tels que le Régime d'assurance des bateaux de pêche et le Fonds d'assurance de biens-fonds.

1.4 Autres comptes à fins déterminées budgétaires

Cette vaste catégorie comprend :

• les contributions, cadeaux, dons, legs ou dotations, reçus pour une fin déterminée, sous condition ou non, même s'ils sont destinés à une catégorie précise de bénéficiaires. Cette catégorie comprend des comptes tels que le Fonds de fiducie pour célébration Marconi, le Fonds de fiducie Claudia de Hueck et le compte pour l'hôpital de la zone de Sioux Lookout.
• les contributions admissibles en vertu d'une entente à frais partagés ou d'une entente de partenariat, par exemple le Fonds pour l'étude de l'environnement.
• les montants adjugés par la cour, autres qu'une amende ou une pénalité, qui doivent servir à compenser ou à réduire des dommages-intérêts, par exemple le Compte d'amende additionnelle pour poisson.

2.1 Généralités

Les conventions comptables du gouvernement du Canada définissent le passif comme étant les obligations financières de l'État envers des organismes et des particuliers bien distincts-c'est-à-dire surtout les sommes qui appartiennent à ces derniers et doivent leur être remboursées (ou versées à leur profit). Cette définition s'applique à tous les comptes à fins déterminées servant à comptabiliser ou à contrôler les fonds reçus et déboursés relativement à l'administration des comptes suivants.

2.2 Comptes de dépôt

1. Ce sont des comptes qui sont établis pour comptabiliser les dépôts d'un tiers ou les cautionnements exigés des tiers pour s'assurer que le déposant respectera le marché ou l'entente comme prévu.
2. Voici des exemples de comptes de dépôt non budgétaires : les sommes appartenant aux sociétés d'État, les obligations déposées à titre de cautionnement exigées par la loi, les dépôts de garantie générale reçus des compagnies de transport, les dépôts de garantie d'entrepreneurs requis pour assurer l'exécution satisfaisante du travail. À titre d'exemple, mentionnons le compte des excédents des sociétés d'État, le compte de l'Administration de la voie maritime du Saint-Laurent, le compte des dépôts des candidats aux élections, et le compte des garanties de Revenu Canada, Douanes et Accise.

2.3 Comptes de fiducie

1. Les comptes de fiducie servent à comptabiliser les dépôts au Trésor ou les titres reçus, lorsque ces fonds doivent être administrés par le gouvernement du Canada selon les conditions particulières d'une entente de fiducie ou d'une loi établissant une relation de fiduciaire.
2. Voici des exemples de véritables comptes de fiducie : les sommes appartenant à des autochtones, à des anciens combattants ou à d'autres personnes que le gouvernement détient et administre en leur nom en vertu d'un texte réglementaire ou parce que les personnes en question n'ont pas l'âge requis, sont infirmes ou frappées d'incapacité et ne peuvent administrer leurs affaires. Cette catégorie comprend aussi les legs à des particuliers, par exemple les Comptes de fiducie gérés en vertu de la Loi sur les pensions et de la Loi sur les allocations aux anciens combattants, le Fonds de fiducie de l'administration et du bien-être-Anciens combattants, les Comptes de succession des Indiens et le compte Successions-Services militaires.

2.4 Comptes de pension

Les comptes de pension servent à comptabiliser les opérations relatives à l'administration du Régime de pensions du Canada, de divers comptes de pension de retraite et du Compte des rentes sur l'État.

2.5 Comptes d'assurance et de prestations de décès

Ces comptes servent à comptabiliser les opérations relatives à l'administration des programmes d'assurance des employés ou d'anciens employés de l'État. Par exemple, le Fonds d'assurance des anciens combattants et le Compte de prestations de décès de la fonction publique.

2.6 Autres comptes à fins déterminées

1. Ces comptes servent à comptabiliser les opérations relatives à d'autres obligations du gouvernement du Canada que celles susmentionnées. Il s'agit d'une vaste catégorie qui comprend les sommes reçues d'une province pour effectuer des paiements en vertu d'un programme provincial, les sommes appartenant aux bénéficiaires d'un hôpital ou d'un hospice pour anciens combattants ou aux détenus d'un établissement correctionnel du gouvernement fédéral, des fonds non publics au sens de la loi, les redevances et recettes pétrolières et gazières appartenant aux autochtones, et les sommes que l'État retient en vertu de la Loi sur les liquidations et de la Loi sur la faillite et l'insolvabilité afin de les remettre à des créanciers.
2. Cette catégorie comprend aussi d'autres comptes de dépôt dans lesquels sont versés les paiements anticipés indéterminés reçus pour des biens ou services indéterminés à fournir ultérieurement, les sommes étant prélevées au fur et à mesure que sont demandés les biens ou services. Par exemple, les sommes reçues de gouvernements étrangers pour des biens et services non spécifiés en vertu d'ententes internationales, les sommes reçues d'organisations non fédérales pour l'achat de biens ou de services futurs (non spécifiés), (par exemple, publications, brevets, etc.). Cette catégorie comprend par exemple le compte prévu dans le cadre des accords de perception fiscale conclus avec les provinces, le compte du Fonds des successions des Affaires des anciens combattants, le compte de l'aide financière aux Canadiens à l'étranger, le compte des dividendes non réclamés et des avoirs non distribués et le compte du Fonds des organismes non gouvernementaux du ministère de la Défense nationale.