Archivée [2020-04-01] - Politique sur le programme d'aide aux employés

1.1 Conformément à la Politique du gouvernement sur la sécurité et la Loi sur la protection des renseignements personnels, les ministères doivent avoir des directives et des marches à suivre visant à protéger les renseignements dans les dossiers des clients ou recueillis au cours des séances d'orientation.

1.2 Un dossier individuel est établi seulement lorsque l'intervenant du PAE a besoin de ce document pour exercer ses fonctions en vertu du programme. On ne verse aux dossiers individuels que les renseignements essentiels, notamment les dates, renseignements de nature générale des problèmes, de brèves notes de suivi, les orientations recommandées et des interprétations ou des rapports non médicaux en ce qui concerne les capacités de travail ou les limites de l'employé au travail. L'intervenant du PAE devrait s'abstenir de consigner au dossier individuel des renseignements personnels sur des tiers. Les dossiers individuels doivent être désignés de renseignements de nature délicate et doivent porter la cote PROTÉGÉ - PAE.

1.3 Afin d'améliorer la confidentialité, les données d'identification personnelles telles que le nom, le titre et l'adresse du client peuvent être remplacées par un numéro qui renvoie à un fichier maître renfermant ces renseignements séparément.

1.4 Au début de l'entrevue initiale, l'intervenant expose au client, de vive voix ou par écrit, la ligne de conduite en matière de confidentialité et ses limitations.

Si des renseignements personnels sont recueillis à son sujet, le client doit être avisé que ceux-ci seront traités conformément aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ceci inclus notamment :

• le type de renseignements qui seront recueillis, les fins auxquelles ces renseignements sont destinés et la durée pendant laquelle ils seront conservés dans son dossier individuel avant d'être détruits;
• le droit de consulter les renseignements contenus dans son dossier, de demander des corrections ou d'y joindre des notes;
• le droit de formuler une plainte au Commissaire à la protection de la vie privée relativement à toutes les décisions d'accès aux renseignements personnels recueillis dans le cadre du PAE, que ces décisions concernent les délais, les exceptions invoquées, la langue de choix ou toutes les irrégularités touchant la collecte, l'entreposage, la divulgation et la façon d'éliminer ces renseignements;
• la possibilité que ces renseignements puissent être examinés par le Commissaire à la protection de la vie privée.

1.5 L'intervenant ne peut pas promettre la confidentialité dans les cas suivants :

• toutes les situations énoncées au paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels qui comprennent les assignations à comparaître en justice;
• les cas présumés de violence faite à un enfant;
• les cas de menace de suicide ou d'activité illégale.

En pareilles situations, il est conseillé à l'intervenant de consulter immédiatement le coordonnateur du PAE et le conseiller juridique de son ministère, et ce, tout en respectant la confidentialité de l'identité de la personne.

1.6 Les dossiers individuels constituent des fichiers de renseignements personnels qui doivent être conformes aux exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels concernant la collecte, l'utilisation, la divulgation, la conservation et l'élimination des renseignements personnels. Ces fichiers doivent être décrits dans Info Source (Sources de renseignements sur les employés fédéraux).

1.7 Les renseignements personnels recueillis par un organisme offrant les services du PAE sous contrat à un ministère sont des renseignements personnels relevant du ministère et sont de ce fait assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

1.8 Lors de l'évaluation ou de la vérification du PAE, les ministères doivent protéger les renseignements personnels.

2.1 Conformément à la Politique et aux normes du gouvernement sur la sécurité, les renseignements personnels de nature délicate doivent faire l'objet d'une protection rigoureuse. Ils doivent être protégés par des normes additionnelles de sécurité du Conseil du Trésor en matière de conservation et de communication, Norme de sécurité - Organisation et administration; Norme de sécurité matérielle; et Norme de sécurité - Technologie de l'information.

2.2 Tous les dossiers des clients et les renseignements confidentiels du programme doivent être rangés dans un espace de rangement ainsi que dans des contenants approuvés fermant à clé. Seules les personnes autorisées peuvent consulter les dossiers du PAE.

2.3 Les ministères doivent s'assurer que les organismes fournissant des services sous contrat aux ministères offrent aux renseignements du PAE une protection égale à celle qui est indiquée aux paragraphes 2.1 et 2.2.

3.1 La communication de renseignements personnels contenus dans les dossiers des clients du PAE n'est permise que s'ils y consentent par écrit ou que si la loi exige ou permet la divulgation de tels renseignements.

3.2 Voici ce que doit inclure le consentement écrit :

• le nom de la personne ou de l'organisme à qui les renseignements sont censés être communiqués;
• les renseignements précis qui sont censés être communiqués;
• la date du consentement;
• la signature du client;
• la date d'expiration du consentement.

3.3 Les intervenants du PAE devraient permettre aux clients de pouvoir consulter, dans la mesure du possible, les renseignements les concernant sans qu'ils soient obligés de présenter une demande officielle en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. On aura recours à la Loi sur la protection des renseignements personnels seulement dans des circonstances exceptionelles

Remarque :

Les intervenants doivent respecter le Code de la protection des renseignements personnels concernant les employés et la marche à suivre particulière de leur ministère concernant l'accès des employés aux banques de données inscrites à Info Source.

4.1 Au cours d'enquêtes sur les plaintes de violation présumée de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Commissaire à la protection de la vie privée a accès aux renseignements pertinents dans les dossiers du PAE. Les enquêtes menées sur les plaintes par le Commissaire à la protection de la vie privée, sont secrètes et ne peuvent être discutée publiquement.

4.2 Le Bureau du Commissaire à la protection de la vie privée peut également effectuer des vérifications périodiques des dossiers individuels du PAE afin d'assurer un contrôle indépendant du respect des droits à la protection des renseignements personnels et que les renseignements figurant aux dossiers sont recueillis, utilisés, conservés et détruits conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

4.3 L'intervenant du PAE qui a la garde des dossiers individuels est présent pendant que le Bureau du Commissaire à la protection de la vie privée vérifie les dossiers du PAE.

5.1 Les dossiers individuels du PAE portant la cote PROTÉGÉ doivent être conservés et éliminés selon les périodes de conservation approuvées par l'Archiviste fédéral, promulguées dans la publication Plans généraux d'élimination des documents du Gouvernement du Canada, PAC 86/001. Les dossiers individuels doivent être détruits deux ans après le dernier contact de l'employé avec le PAE. Les dossiers du PAE portant la cote PROTÉGÉ peuvent être détruits plus tôt, avec le consentement ou à la demande du client. Si le client ou l'intervenant quittent le ministère ou en cas d'annulation ou de non-renouvellement d'un contrat, ces dossiers ne peuvent être transférés au nouvel organisme responsable sans le consentement du client. Dans les autres cas, les dossiers individuels du PAE sont détruits.

5.2 Les dossiers individuels du PAE devraient être éliminés de la manière appropriée (incinération pratiquée sous contrôle, réduction en pâte, broyage, déchiquetage ou tout autre méthode de destruction utilisant le matériel correspondant au niveau de sensitivité de l'information concernée. Le personnel de gestion de l'information du ministère donne des renseignements sur les mesures à prendre.

Le présent code indique les préceptes éthiques qui sont requis pour les intervenants du Programme d'aide aux employés (PAE) de la fonction publique et ce, sans égard à leur préparation formelle, leur lieu de travail ou leur groupe cible.

Respect de la dignité et des droits des personnes

Le principe du respect de la dignité des personnes est basé essentiellement sur l'opinion reçue établissant que chaque personne a droit à la reconnaissance de sa valeur innée d'être humain.

Chaque client du PAE doit être respecté sans considération fondée notamment sur la race, l'origine nationale ou ethnique, la couleur, la religion, l'âge, le sexe, l'état civil, la situation de famille, la déficience, l'état de personne graciée, l'appartenance politique, la situation sociale ou économique, les capacités ou les caractéristiques physiques ou mentales ou autres motifs semblables.

Les clients du PAE ont le droit de consentir à des questions qui affectent leur traitement et qui sont sous leur contrôle. D'ailleurs, le PAE a pour objet de diminuer la dépendance des clients qui cherchent conseil et de favoriser un contrôle de soi positif.

Responsabilités de l'intervenant :

1. Respecter tous les clients, sans égard à leurs caractéristiques personnelles.

2. Respecter le droit du client à l'autodétermination en l'encourageant à prendre une part active aux décisions en matière de traitement et d'orientation.

3. Respecter leur droit à la protection des renseignements personnels et la confidentialité en recueillant seulement les renseignements personnels pertinents et en les partageant seulement pour l'orientation avec le consentement éclairé du client.

4. Respecter le droit du client au consentement éclairé en fournissant tous les renseignements dont une personne raisonnable dans la même situation aurait besoin pour faire un choix raisonné et éclairé.

5. Sauf dans les cas où la loi exige ou permet la divulgation de l'information*, faire signer une formule de consentement par le client dans toutes les situations où des renseignements personnels doivent être communiqués.

6. Tenir les promesses faites au client.

7. Ne pas exploiter ses rapports avec les clients de façon à accroître sa confiance en soi, ou sa position au sein du ministère, de l'organisme ou de la collectivité.

8. Encourager le respect des autres et éviter les pratiques non conformes au respect des droits légaux et civils des autres ou des droits de la personne.

9. Respecter les normes sociales et les valeurs morales de la collectivité dans laquelle travaille l'intervenant.

10. Respecter le droit du client de se retirer d'un programme à quelque moment que ce soit.

* Le système social canadien assure la protection des droits légaux et civils et des droits de la personne. Cependant, la reconnaissance et l'expression de ces droits est fonction des besoins et des droits des autres individus du même milieu social.

Les intervenants doivent se conformer à la politique du gouvernement sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat.

Responsabilités de l'intervenant :

1. Rester dans le cadre du programme.

2. Ne pas exploiter ses rapports professionnels avec le client dans le but de favoriser des intérêts sociaux, politiques, économiques, personnels ou commerciaux.

3. Confier le client à une autre ressource lorsque des raisons personnelles l'empêchent d'aider le client.

4. Informer les parties concernées des conflits d'intérêts possibles ou réels.

5. Agir de façon à accélérer la mise en oeuvre d'une solution raisonnable sans causer des difficultés excessives au client ou à l'organisation.

6. Ne pas prendre parti dans les conflits entre le client, le syndicat ou la direction.

Faire preuve de responsabilité dans la consultation d'orientation, c'est reconnaître le besoin d'améliorer et de raffiner continuellement ses compétences pour avoir un rendement efficace. Les intervenants doivent être conscients de leurs limites et fournir des services conformes à leurs compétences.

Responsabilités de l'intervenant :

1. Offrir des services conformes à sa compétence établie et aux paramètres définis du programme. Lorsque les problèmes des clients dépassent ces limites, les clients seront présentés à une ressource adéquate.

2. Consulter d'autres intervenants ou d'autres personnes-ressources compétentes en matière de gestion de cas lorsque les clients ou les situations débordent les paramètres du programme ou de ses compétences.

3. Assurer l'orientation adéquate vers les ressources reconnues de la collectivité.

4. Évaluer continuellement ses propres antécédents, son vécu et ses valeurs afin d'évaluer leur influence sur ses interactions avec d'autres et, en conformité avec les politiques du ministère, participer à des programmes d'éducation ayant pour objet de combler ses lacunes.

5. Présenter correctement ses qualifications professionnelles, sa compétence et les fins du programme.

1. Il faut répondre à une demande de service le plus tôt possible, de préférence le jour ouvrable qui suit.

2. La première séance de consultation d'orientation devrait avoir lieu dans les deux semaines, à moins de circonstances imprévues.

3. Le suivi devrait être partie intégrante du service du PAE et la méthode usuelle consiste à rencontrer le client. Quelques fois, il est convenable de procéder par lettre ou par appel téléphonique.

4. Le programme offre dans la plupart des cas jusqu'à trois séances pour chaque nouveau cas.

5. Le ministère doit élaborer une marche à suivre pour fournir des premiers conseils et le suivi aux employés susceptibles de participer à des incidents critiques en raison de leur emploi. Ceci peut s'appliquer également pour les cas comportant des menaces de violence ou suicide.

Il faudrait répondre le plus tôt possible, et tout au moins en moins d'une semaine, à une demande de services consultatifs venant des gestionnaires, des superviseurs ou les syndicats.

1. Les séances de formation sur le PAE pour les gestionnaires et les superviseurs devraient au minimum porter sur :

• le cadre et les limites du PAE, la confidentialité, les dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et la marche à suivre concernant l'accès au programme;
• le rôle administratif à l'égard du PAE et les services d'orientation;
• les concepts et les méthodes qui permettent de déceler rapidement les problèmes qui entravent le rendement;
• les moyens constructifs de traiter avec les employés dont le rendement est affecté par des problèmes personnels ou de comportement;
• des formules de soutien pour aider les employés.

2. Tous les nouveaux employés devraient recevoir une brochure, une feuille d'information ou autre format adéquat comprennant l'information qui décrit les services du PAE et les moyens d'y avoir accès.

3. Le programme ministériel devrait informer tous les employés de l'existence des services du PAE, de l'emplacement de ses bureaux et de la filière à suivre pour y avoir accès.

Conformément à l'intention du programme et au mandat organisationnel, des programmes de prévention devraient informer les employés du genre de problèmes personnels liés à divers modes de vie et milieux de travail et présenter les solutions possibles. Ceci peut comprendre la collaboration avec les Services de santé des fonctionnaires et le Comité ministériel de sécurité et de santé au travail ou le représentant à la sécurité et la santé au travail.

Remarques

Conformément à la Politique concernant la sécurité et la santé au travail, Santé Canada, par délégation du Conseil du Trésor, administre le Programme de santé des fonctionnaires fédéraux.

La norme concernant les comités et les représentants incite les comités de sécurité et santé au travail de mettre sur pied et promouvoir des programmes visant l'éducation des employés qu'ils représentent.