Ligne directrice sur la gestion financière de l’administration de la paye

4.1.1 Entreprendre le traitement des demandes d’intervention liée à la paye

Une demande d’intervention liée à la paye comprend des interventions de RH, des interventions de paye et des interventions lancées par l’employé qui touchent la paye. Les interventions liées à la paye comprennent l’ajout de nouveaux employés, qu’ils soient nommés pour une période indéterminée ou déterminée (étudiants, employés occasionnels ou temporaires, et ainsi de suite), les promotions, les cessations d’emploi, les congés payés ou non payés et les nominations intérimaires. Un gestionnaire de centre de responsabilité ou un employé lance une opération conformément au budget et au plan annuel approuvés, comme il est décrit dans la documentation de l’ensemble des politiques des RH. Cette documentation contient des renseignements détaillés sur bon nombre d’éléments de ce sous-processus et peut être consultée à différentes étapes du sous-processus.

Pour les interventions liées à la paye qui donnent lieu à un paiement (par exemple, salaires des nouveaux employés, paiements de vacances et heures supplémentaires), il faut procéder aux étapes de l’engagement des dépenses, du contrôle des engagements et de la mise à jour des prévisions salariales.

Lorsque les interventions liées à la paye ne nécessitent pas une autorisation d’engager des dépenses (par exemple, retraites, mutations dans un autre ministère, congés, paye rétroactive selon les modalités d’une nouvelle convention collective), il faut dans le cadre du processus continuer à valider et à vérifier les interventions liées à la paye avant que les données soient entrées dans le SGRH ou dans Phénix. Dans ces situations, il n’est pas nécessaire d’obtenir une attestation aux termes de l’article 34 de la LGFP. Pour certaines interventions liées à la paye effectuées par un employé, il n’est pas nécessaire d’engager des dépenses, notamment les entrées au libre-service des employés, par exemple les changements d’information bancaire, les changements d’adresse et certaines demandes de congés (par exemple, congés non payés de cinq jours ou moins).

Pour certains types d’opérations, il peut être nécessaire de consulter d’autres unités organisationnelles ou d’autres ministères pour effectuer l’intervention liée à la paye. Par exemple, dans les cas de saisies-arrêts^{Voir la note en bas de page 3} ou de recouvrement des salaires, il faut assurer une coordination des activités avec le personnel des Finances pour veiller à ce que le montant soit exact et conforme aux règlements ou aux politiques et pour les mutations d’employés d’un ministère à un autre, il faut assurer une communication et une coordination des activités entre les ministères concernés.

4.1.2 Vérifier les soldes non grevés (article 32 de la LGFP)

Avant d’engager des dépenses et d’obtenir les autorisations des RH, les personnes investies des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers délégués doivent déterminer s’il y a suffisamment de fonds non grevés pour prendre en charge tous les coûts applicables et si les restrictions des politiques connexes ont été prises en compte^{Voir la note en bas de page 4}. S’il n’y a pas suffisamment de fonds non grevés, il faut réaffecter les fonds ou rajuster les budgets, revoir les besoins en ressources ou mettre fin à l’intervention liée à la paye.

4.1.3 Obtenir l’autorisation d’engager des dépenses

Pour les opérations liées aux nouveaux employés (y compris les promotions) ou aux heures supplémentaires, il faut obtenir une autorisation d’engager les dépenses prévues avant de conclure un marché, de prendre une mesure de dotation ou tout autre arrangement, et d’engager les fonds du budget^{Voir la note en bas de page 5}. L’autorisation peut être consignée dans un courriel, un formulaire ministériel, un système (approbation électronique), une approbation d’horaire de travail ou une demande d’heures supplémentaires.

4.1.4 Consigner les engagements (article 32 de la LGFP) et le pouvoir d’engager des fonds

Toutes les dépenses prévues imputées aux crédits du ministère, y compris les dépenses qui finiront par être recouvrées, devraient être consignées comme un engagement dans le système financier du ministère^{Voir la note en bas de page 6}. Il appartient au gestionnaire de centre de responsabilité de s’assurer que les engagements sont consignés conformément aux politiques et aux procédures ministérielles, y compris les engagements continus qui touchent des exercices futurs^{Voir la note en bas de page 7}. L’objectif ultime est d’assurer la gestion de tous les engagements et de veiller à ce que le gestionnaire de centre de responsabilité ne dépasse pas son budget, et, ainsi, que le ministère demeure dans les limites des crédits qui lui ont été accordés. Le pouvoir d’engager des fonds est exercé lorsque les dépenses sont autorisées (voir 4.1.3), que le solde non grevé est vérifié (voir 4.1.2) et que l’engagement est consigné (voir 4.1.4)^{Voir la note en bas de page 8}.

Au besoin, le ministère peut recourir à son processus de prévisions salariales comme solution de rechange au contrôle des engagements^{Voir la note en bas de page 9}.

4.1.5 Mettre à jour les prévisions salariales

Les ministères ne doivent ménager aucun effort pour assurer en tout temps l’exactitude de leurs prévisions salariales. Ils doivent s’assurer de consigner les renseignements les plus récents sur les salaires^{Voir la note en bas de page 10}. Le gestionnaire de centre de responsabilité est chargé de faire en sorte que les prévisions salariales, et donc les engagements, soient tenues à jour. Il faut mettre à jour les prévisions salariales pour tout changement apporté à l’information sur la paye des employés (par exemple, augmentations salariales) ou à une activité de dotation (par exemple, démission) qui a des répercussions sur la paye. La mise à jour des prévisions salariales peut être effectuée à divers moments au cours du processus de bout en bout, selon les pratiques du ministère. Les gestionnaires des centres de responsabilité devraient collaborer avec leur conseiller en gestion financière à l’exécution de cette tâche.

4.1.6 Obtenir l’autorisation des personnes investies des pouvoirs délégués en matière de RH

Avant le traitement d’une demande d’intervention liée à la paye, il faut s’assurer qu’elle est approuvée par la personne ou les personnes compétentes des RH, conformément aux instruments de délégation des pouvoirs des RH du ministère. Dans le cadre d’un plan opérationnel et d’un modèle organisationnel approuvés, le gestionnaire d’un centre de responsabilité ou la personne responsable des RH entreprend le processus, d’après les dispositions pertinentes de l’ensemble des politiques des RH. Pour de plus amples renseignements sur les pouvoirs délégués en matière de RH, se reporter aux instruments de délégation des pouvoirs en matière de RH du ministère.

4.1.7 Valider la demande d’intervention liée à la paye (première partie de l’attestation requise en vertu de l’article 34 de la LGFP)

Une fois l’autorisation obtenue de la personne qui détient le pouvoir délégué en matière de RH, la personne investie du pouvoir approprié fournit la première partie de l’attestation requise en vertu de l’article 34 de la LGFP, c’est-à-dire qu’elle confirme que le paiement est raisonnable, par exemple, en examinant ou en signant une lettre d’offre, une feuille de temps ou une demande de paiement forfaitaire de congé annuel. Il est important de noter que l’attestation en vertu de l’article 34 est produite manuellement pour de nombreux types d’interventions de paye et qu’il y a donc un risque accru que cette attestation n’ait pas lieu en temps opportun. Toutefois, étant donné que l’attestation en temps opportun (c’est-à-dire avant l’entrée de ces interventions de paye dans les systèmes des RH) est essentielle pour assurer l’exactitude et la validité des dépenses ministérielles liées à la paye, les ministères sont tenus de prendre des mesures nécessaires pour mettre en œuvre des processus d’attestation en vertu de l’article 34 solides.

À ce stade-ci, ce ne sont pas tous les détails de la paye qui peuvent être vérifiés, par exemple le codage de compte. Par conséquent, l’attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP ne peut pas être fournie avant que la paye ne soit versée. Se reporter à la section 4.3.3 et à l’annexe C.

Dans le cas de la rémunération pour services supplémentaires, des feuilles de temps et d’autres activités liées aux temps, cette attestation peut être fournie par voie électronique dans le système (SGRH ou Phénix). Les employés entrent leurs heures dans le système, et la personne investie du pouvoir délégué approuve l’opération et fournit la première partie de l’attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP directement dans le système. La personne investie du pouvoir délégué est informée des opérations, soit par l’employé au moyen d’une notification automatisée, soit en vérifiant les opérations en attente dans Phénix.

Pour les ministères qui utilisent le SGRH commun, MesRHGC, certaines opérations telles que les congés sans solde (cinq jours ou moins), les recouvrements et les paiements forfaitaires sont approuvés directement dans MesRHGC par une personne investie du pouvoir délégué; l’intervention liée à la paye est ensuite consignée encore une fois dans Phénix.
Des contrôles suffisants doivent être en place pour assurer en tout temps une séparation des fonctions appropriée entre les fonctions incompatibles^{Voir la note en bas de page 11}. Se reporter à l’annexe E pour obtenir la définition de la séparation des fonctions et des exemples des fonctions incompatibles selon la Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers. Les contrôles précis se rapportant à la séparation des fonctions sont décrits à l’annexe A.

4.1.8 Valider et vérifier les interventions liées à la paye

Les interventions liées à la paye sont ensuite validées et vérifiées. Avant de consigner l’intervention liée à la paye dans le SGRH du ministère, la personne responsable des RH doit s’assurer que l’intervention :

• est valide (autorisée par les personnes investies des pouvoirs délégués);
• est complète et exacte, conformément aux politiques et aux directives ministérielles ainsi qu’aux décrets en conseil;
• est appuyée par la documentation appropriée (par exemple, feuilles de temps, lettres d’offre ou autres formulaires ministériels).

Les ministères peuvent utiliser des listes de vérification ou d’autres outils pour favoriser une approche cohérente à l’égard des activités de validation.

En ce qui concerne les ministères qui ont recours au Centre des services de paye, la source fiable du ministère envoie le formulaire de demande d’intervention de paye (DIP) et les documents à l’appui au Centre des services de paye lorsqu’une autorisation en matière de finances ou de RH est nécessaire.

Avant d’envoyer les formulaires de DIP au Centre des services de paye au nom d’un ministère, la source fiable est tenue :

• de valider le pouvoir délégué en matière de RH ou de finances, y compris la signature;
• de s’assurer que le formulaire de DIP contient de l’information complète et exacte et qu’il est accompagné de tous les documents à l’appui nécessaires.

Il incombe à chaque ministère client du Centre des services de paye de fournir à celui-ci l’adresse ou les adresses électroniques ministérielles autorisées pour l’envoi des formulaires de DIP qui doivent être authentifiés par une source fiable. Il faut faire parvenir une copie de toute demande de modification de la liste officielle des adresses électroniques des sources fiables au chef des ressources humaines ou au dirigeant principal des finances du ministère. Le Centre de paye n’acceptera que les formulaires de DIP qui doivent être authentifiés par une source fiable en provenance d’une adresse électronique autorisée. À des fins d’audit et de contrôle, les ministères doivent tenir à jour une liste :

• des noms de leurs sources fiables et des adresses électroniques qu’elles sont autorisées à utiliser;
• les périodes pendant lesquelles ces personnes sont autorisées à effectuer des validations à titre de sources fiables.

Les ministères doivent tenir à jour leur liste des sources fiables et des périodes de validité pour la période en cours et six autres exercices financiers, et mettre cette liste à la disposition du Centre des services de paye dans les 24 heures suivant toute demande de consultation de la liste.

Les employés peuvent utiliser un formulaire de DIP pour envoyer des renseignements directement au Centre de services de paye lorsque les opérations ne nécessitent pas une autorisation en matière de finances ou de RH (par exemple, inscription à des régimes d’assurance à participation volontaire ou plans de remboursement).

Lorsque les employés utilisent la fonction libre-service des employés dans PeopleSoft, il leur appartient de valider et de vérifier leurs propres données, par exemple leur information bancaire, pour en assurer l’intégralité et l’exactitude. Les employés peuvent également entrer les opérations liées au temps et à la main d’œuvre, comme les heures supplémentaires ou les heures à temps partiel, en utilisant la fonction libre-service des employés.

4.1.9 Saisir les interventions liées à la paye dans le SGRH

Une fois l’opération vérifiée, l’intervention liée à la paye est saisie dans le SGRH du ministère. Lorsque le SGRH du ministère est intégré à Phénix (services entièrement fournis par le Centre des services de paye, intégration ou services Web), l’information saisie dans le SGRH est transférée directement à Phénix. Les ministères ont besoin de contrôles internes efficaces^{Voir la note en bas de page 12} pour s’assurer, comme mesure préventive, que les données sont valides, complètes et exactes, car ces données ont une incidence directe sur la qualité de l’information utilisée pour le traitement de la paye. Assurer l’application de normes élevées en matière de qualité des données réduit au minimum le niveau d’effort requis pour résoudre les problèmes et apporter des rajustements suivant la période de paye.

Pour certains ministères, les données peuvent être saisies directement par l’employé dans le SGRH ou d’autres systèmes ministériels, comme les renseignements de l’employé et les heures supplémentaires. Pour certaines entrées, une personne investie du pouvoir délégué peut effectuer la première partie de l’attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP directement dans le SGRH.

4.1.10 Saisir les interventions liées à la paye dans Phénix

Selon le modèle d’administration de la paye du ministère (services entièrement fournis par le Centre des services de paye, intégration, saisie directe ou services Web) et le type d’intervention liée à la paye, les données peuvent être acheminées directement à Phénix, ou une intervention manuelle dans Phénix peut être requise. Pour de plus amples renseignements sur les rôles et les responsabilités liés à différents types d’opérations de paye, se reporter au tableau des rôles et des responsabilités^{Voir la note en bas de page 13} préparé par SPAC qui affiche les renseignements qui sont entrés par le ministère au moyen du SGRH et ceux qui sont saisis directement par la Rémunération au Centre des services de paye.

Lorsque les données ne proviennent pas du SGRH, le conseiller en rémunération entre l’opération dans Phénix. Les conseillers en rémunération sont responsables de l’exactitude des données qu’ils saisissent dans le système.

Certaines interventions peuvent être effectuées directement par l’employé dans Phénix au moyen de la fonction libre-service. Ce service permet aux employés d’entrer directement leurs propres données qui ont une incidence sur la paye, y compris les heures supplémentaires, les feuilles de temps, les congés sans solde de cinq jours ou moins, les changements apportés à l’information sur le compte bancaire de l’employé ou les retenues volontaires.

Il arrive que l’employé ne soit pas en mesure d’entrer ses propres données relatives au temps dans Phénix (par exemple, les employés qui se trouvent dans une région éloignée ou en voyage). Le ministère peut choisir d’établir un rôle de responsable de la comptabilisation du temps dans Phénix qui sera chargé d’y consigner les données relatives au temps ou à la main d’œuvre. Dans ce cas, l’employé soumet l’intervention liée à la paye à la personne investie du pouvoir délégué, à qui il appartient de valider l’intervention avant de l’acheminer au responsable de la comptabilisation du temps. Ce dernier s’assure que la première partie de l’attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP a été fournie avant d’entrer l’information dans Phénix, puis approuve l’opération directement dans Phénix, au nom de la personne investie du pouvoir délégué. Les ministères devraient examiner de façon indépendante les entrées effectuées par les responsables de la comptabilisation du temps, à l’aide d’une approche fondée sur les risques, pour s’assurer que les opérations sont valides.

Phénix est configuré de manière à calculer la paye avec exactitude et à assurer la conformité des paiements avec les diverses conventions collectives. Cette vérification appuie l’article 34 de la LGFP.

4.1.11 Cerner les problèmes et les résoudre

Lorsque des problèmes sont cernés lors du sous-processus des activités précédant la paye, il peut être nécessaire de faire appel au personnel des RH ou de la Rémunération, aux gestionnaires des centres de responsabilité, au personnel des Finances ou aux employés pour les résoudre. Des problèmes comme le refus d’accorder un congé sans solde peuvent exiger la mise à jour des engagements. Certains problèmes devront être résolus au moyen d’une nouvelle intervention liée à la paye, comme lorsqu’une intervention en cours est rejetée ou une erreur grave est constatée.

4.1.12 Rôles et responsabilités

Le tableau 1 donne un aperçu des rôles et des responsabilités à l’aide de l’approche RACI (responsable, agent comptable, consulté et informé). Les termes utilisés dans cette approche sont définis à l’annexe E.

Les interventions liées à la paye sont lancées soit par un gestionnaire de centre de responsabilité, soit par un employé. Le gestionnaire de centre de responsabilité fournit l’autorisation d’engager les dépenses, vérifie s’il y a suffisamment de fonds non grevés, consigne un engagement et met les prévisions salariales à jour. Le gestionnaire de centre de responsabilité est également chargé d’obtenir l’autorisation de la personne investie du pouvoir délégué aux RH, au besoin. La première partie de l’attestation du caractère raisonnable de l’intervention liée à la paye est fournie par la personne investie du pouvoir délégué en vertu de l’article 34 de la LGFP, habituellement le gestionnaire de centre de responsabilité.

Puisqu’il ne peut y avoir qu’un rôle d’agent comptable selon l’approche RACI, les rôles et responsabilités des activités 4.1.1 et 4.1.8 jusqu’à 4.1.10 de ce sous-processus ont été divisés en deux scénarios, selon la personne qui traite les données dans Phénix ou dans le SGRH. Selon le scénario 1 (S1), les représentants désignés des RH vérifient et valident l’information portant sur l’intervention liée à la paye. Le personnel des RH ou de la Rémunération traite les données dans le SGRH, et le personnel de la Rémunération traite les données dans Phénix. Pour les opérations à l’aide de la fonction libre-service, selon le scénario 2 (S2), l’employé lance l’intervention liée à la paye et valide sa propre entrée avant que l’attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP soit fournie par la personne investie du pouvoir délégué, s’il y a lieu. Certaines opérations de la fonction libre-service effectuées par les employés peuvent ne pas nécessiter une autorisation d’engager des dépenses ou une attestation en vertu de l’article 32 de la LGFP. Par conséquent, il n’y a pas de tableaux RACI pour les activités des sections 4.1.2 à 4.1.7 en ce qui a trait à ce scénario.

4.2.1 Recevoir la demande de paiement

Pour tous les modèles d’administration de la paye, la demande de paiement, qui comprend les données sur l’opération de la paye, les détails du paiement et les données de l’employé, est fournie aux Finances pour autorisation dans Phénix. La paye ne sera pas traitée dans Phénix tant que l’autorisation du paiement n’aura pas été obtenue (article 33 de la LGFP).

4.2.2 Mettre en œuvre le processus d’assurance de la qualité – première vérification

Afin d’établir un juste équilibre entre l’exercice adéquat de la délégation de pouvoir et le versement de la paye en temps opportun, les ministères peuvent avoir recours à une approche fondée sur les risques^{Voir la note en bas de page 14}, qui s’applique à tous les modèles d’administration de la paye. L’approche fondée sur les risques comporte des processus d’assurance de la qualité effectués par les personnes qui détiennent le pouvoir de payer, aussi bien avant l’exercice du pouvoir de payer (vérification avant paiement) qu’après l’exercice du pouvoir de payer (vérification après paiement)^{Voir la note en bas de page 15}. Les pouvoirs peuvent être validés avant ou après le traitement des opérations aux fins de décision en matière de dépenses^{Voir la note en bas de page 16}.

Le niveau de la vérification effectuée avant le paiement aura une incidence directe sur le niveau de la vérification effectuée immédiatement après le paiement (deuxième vérification) (voir la section 4.3.2), ainsi que sur la vérification après paiement effectuée à l’appui du programme d’assurance de la qualité (voir la section 2.2.1 de l’annexe B pour de plus amples renseignements sur l’approche fondée sur les risques). Plus la vérification avant le paiement sera approfondie, moins celle après le paiement devra l’être. Les ministères peuvent déterminer l’approche qui fonctionne le mieux pour eux. L’approche devrait être consignée par écrit et être approuvée par le dirigeant principal des finances. Les ministères ne devraient pas répéter le travail effectué par Phénix ou le Centre des services de paye. Le niveau et le choix du moment de la vérification dépendront de l’évaluation du risque effectuée par le ministère et de la tolérance au risque de celui-ci.

Les opérations de la paye peuvent être considérées comme étant des opérations moins risquées, car elles visent un bénéficiaire établi qui a un bilan de rendement uniforme et parce qu’il existe une relation établie et continue^{Voir la note en bas de page 17}. Néanmoins, le ministère voudra s’assurer que la paye est raisonnable et qu’il n’y a pas d’erreurs importantes. Le ministère effectue donc une évaluation fondée sur les risques avant de verser le paiement. Se reporter à la section 2.2 de l’annexe B pour en savoir plus sur l’établissement d’une approche fondée sur les risques pour les opérations de la paye.

La vérification pourrait comprendre un suivi des opérations qui dépassent un certain seuil, l’utilisation de rapports fournis par SPAC ou produits par le ministère, un examen ciblé de certains types d’opérations de la paye (paye de nouveaux employés, indemnité de départ, et ainsi de suite) ainsi qu’un examen du caractère raisonnable de l’ensemble des montants de la paye. La vérification doit être suffisamment approfondie pour permettre de s’assurer qu’il n’y a pas d’erreurs importantes, tout en tenant compte des limites de temps liées à l’exécution de la paye.

Il est possible de voir et de corriger les erreurs pendant la période qui précède la paye; les ministères sont invités à vérifier continuellement l’information liée à la paye avant la date limite de la période de paye. Les erreurs relevées pendant cette vérification peuvent servir à améliorer le programme de vérification ministériel après le paiement. Se reporter à l’annexe B pour en savoir plus sur la vérification après paiement.

Lorsque des problèmes liés aux paiements sont relevés, il faut passer à l’activité 4.2.3 afin de mener une enquête, une consultation et une évaluation sur la mesure à prendre.

4.2.3 Mener une enquête, une consultation et une évaluation sur la mesure à prendre

Lorsque des problèmes sont cernés pendant la première vérification (voir la section 4.2.2), il peut être nécessaire de mener une enquête et de consulter le gestionnaire de centre de responsabilité, le personnel des RH, le personnel de la Rémunération ou l’employé pour confirmer s’il y a bien une erreur et pour en déterminer la cause.

Le ministère détermine ensuite la mesure à prendre d’après le suivi effectué. Voici les quatre mesures possibles :

• exercer le pouvoir de payer en vertu de l’article 33 de la LGFP;
• rejeter les changements apportés au paiement régulier;
• suspendre le paiement;
• ne prendre aucune mesure.

4.2.4 Exercer le pouvoir de payer (article 33 de la LGFP)

Une fois que la personne détenant le pouvoir de payer estime que les étapes requises, décrites dans le programme d’assurance de la qualité du ministère (voir la section 4.2.2 et l’annexe B) ont été exécutées, elle peut exercer le pouvoir de payer. L’exercice du pouvoir de payer consiste, entre autres, à s’assurer qu’il y a suffisamment d’éléments probants vérifiables pour démontrer que la première partie de l’attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP a eu lieu et que le paiement n’entraînera pas le dépassement des crédits lorsque les engagements existants sont aussi pris en compte. Il est important de noter que c’est seulement la première partie de l’attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP qui est effectuée avant le versement du paiement. L’attestation est achevée après le versement du paiement (voir la section 4.3.3).

Pour exercer le pouvoir en vertu de l’article 33 de la LGFP, il faut recourir au processus de prévisions salariales approprié et au processus de budgétisation et de prévisions du ministère, afin de s’assurer qu’il y a suffisamment de fonds non grevés. De plus, les ministères comptent sur Phénix ou sur le Centre de services de paye pour l’exécution de certains contrôles et ne devraient donc pas avoir à les exécuter à nouveau.

Pour exercer le pouvoir de payer, il faut valider la demande d’intervention liée à la paye, conformément à l’article 33 de la LGFP, directement dans Phénix. De plus, lorsque Phénix calcule la paye et doit la rajuster en conformité avec les conventions collectives (par exemple, dans le cas de nominations intérimaires et de la paye de vacances de 4 %), il faut aussi obtenir une autorisation de rajuster le montant en vertu de l’article 33 de la LGFP.

Seules les personnes qui possèdent le pouvoir délégué approprié peuvent autoriser un paiement dans Phénix. En outre, les pouvoirs délégués devraient être exercés de façon à assurer la séparation de certaines fonctions^{Voir la note en bas de page 18}. Se reporter aux annexes A et E pour obtenir des précisions.

Si le paiement n’est pas autorisé, la personne détenant le pouvoir délégué en vertu de l’article 33 de la LGFP peut rejeter le changement, suspendre le paiement ou ne prendre aucune mesure comme il est décrit ci-après.

4.2.5 Rejeter les changements apportés au paiement régulier

La personne qui détient le pouvoir délégué en vertu de l’article 33 de la LGFP peut rejeter les changements apportés à un paiement régulier. L’employé recevra alors un paiement équivalant au montant le plus bas correspondant aux codes de gains connexes par rapport au montant versé à la période de paye précédente. Le montant refusé apparaîtra dans l’outil de visualisation des annulations dans Phénix^{Voir la note en bas de page 19}, qui comprend tous les montants non payés sur tout paiement annulé. Il faut examiner les paiements rejetés et y donner suite dès que possible.

4.2.6 Suspendre le paiement

La personne qui possède le pouvoir délégué en vertu de l’article 33 de la LGFP peut suspendre un paiement, ce qui interrompt la paye de l’employé jusqu’à ce que le problème soit résolu et que le paiement soit autorisé. La suspension du paiement est utilisée lorsqu’un employé n’a droit à aucun paiement (par exemple, congé sans solde pour lequel la documentation n’a pas encore été traitée) ou qu’une erreur grave est relevée. La personne investie du pouvoir délégué devrait consulter les RH avant de suspendre un paiement. S’il y a lieu, il est conseillé de suspendre le paiement à ce stade-ci au lieu de procéder à une interception par l’intermédiaire du Système normalisé des paiements (SNP) du receveur général.

4.2.7 Ne prendre aucune mesure

La personne qui possède le pouvoir délégué en vertu de l’article 33 de la LGFP peut ne prendre aucune mesure. Le cas échéant, les montants des paiements demeurent en suspens à la fin du cycle de paye. Les éléments pour lesquels aucune mesure n’a été prise sont traités comme des paiements rejetés (voir la section 4.2.5), à l’exception des écarts dans la paye qui sont entrés dans l’outil de visualisation des annulations de Phénix. Ces opérations portent l’étiquette « en suspens » dans l’outil et seront traitées plus tard (par exemple, dans une période de paye hors cycle ultérieure).

4.2.8 Traiter le paiement approuvé dans Phénix

Après que le ministère a donné l’autorisation en vertu de l’article 33 de la LGFP, Phénix transmet les demandes au SNP du receveur général pour le traitement des paiements.

Après que les demandes de paiement ont été transmises, il peut y avoir des circonstances exceptionnelles où il est nécessaire d’intercepter un paiement. Se reporter à la trousse de soutien à la productivité des utilisateurs (TSPU) de Phénix pour obtenir des instructions précises. Le but de l’interception d’un paiement est d’empêcher qu’un compte soit crédité en cas d’une cessation d’emploi, d’un trop-payé projeté ou de toute autre raison d’inadmissibilité. Les interceptions arrêtent les paiements après qu’ils ont été traités, mais avant qu’ils ne soient versés au compte bancaire de l’employé.

4.2.9 Informer le GCR ou les RH aux fins de suivi

Si l’opération n’est pas approuvée et que la personne investie du pouvoir délégué en vertu de l’article 33 de la LGFP n’a pris aucune mesure, a suspendu le paiement ou a refusé l’opération, il est recommandé d’informer le gestionnaire de centre de responsabilité et, au besoin, le personnel des RH ou de la Rémunération de la situation, afin qu’il puisse faire le suivi auprès de l’employé. Il faut aussi faire de même dans le cas d’une interception, que seul le personnel de la Rémunération peut effectuer. Ce suivi peut entraîner une intervention liée à la paye, c’est-à-dire recommencer le processus d’administration de la paye à la section 4.1.1.

4.2.10 Effectuer le paiement

À chaque période de paye, les paiements (dépôts directs et, exceptionnellement, chèques) et les talons de paye sont transmis aux employés. Les talons de paye sont accessibles au moyen de la fonction libre-service, sauf pour les employés qui quittent leur emploi, qui recevront leur talon de paye par la poste de la part du conseiller en rémunération.

4.2.11 Rôles et responsabilités

Le tableau 2 présente un aperçu des rôles et des responsabilités selon l’approche RACI. Ces termes sont décrits plus en détail à l’annexe E.

La section des Finances est responsable des activités liées à l’autorisation des paiements (article 33 de la LGFP)^{Voir la note en bas de page 20}. En cas de problèmes, il peut être nécessaire de consulter et d’informer le personnel des RH ou de la Rémunération, le gestionnaire de centre de responsabilité ou, parfois, l’employé.

Aperçu

Le but de ce sous-processus est de mener à bien le processus d’administration de la paye et de consigner les opérations dans le SMGFM. Ce sous-processus commence par la réception du fichier de retour des paiements de Phénix. Vient ensuite la consignation des opérations liées à la paye dans le SMGFM. Il se termine lorsque tous les rapprochements et toutes les vérifications, y compris la vérification après paiement, ont été effectués et que les prévisions salariales ont été mises à jour. Les activités du sous-processus s’appliquent à tous les modèles d’administration de la paye. La figure 4 montre le déroulement du sous-processus des activités suivant la paye. L’annexe F de la présente ligne directrice comprend une légende du diagramme du processus.

Version textuelle

La figure 4 illustre le déroulement du sous-processus des activités suivant la paye, soit la dernière étape du processus d’administration de la paye.

Le sous-processus des activités suivant la paye commence par la réception du fichier de retour des paiements de Phénix, vient ensuite la consignation de l’opération liée à la paye dans le Système ministériel de gestion des finances et du matériel.

Une fois l’opération consignée dans le Système ministériel de gestion des finances et du matériel, il faut effectuer les quatre activités suivantes :

• mettre en œuvre le processus d’assurance de la qualité (deuxième vérification);
• valider la paye (dernière partie de l’attestation requise en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques) et rajuster les prévisions salariales, au besoin;
• le rapprochement des comptes de contrôle du receveur général (comptabilité mensuelle et de fin d’exercice);
• effectuer une vérification après paiement (assurance de la qualité).

Le sous-processus des activités suivant la paye donne lieu à des informations exactes, valides et complètes.

Si les informations ne sont pas exactes, valides et complètes, il faut régler la situation avant la fin du sous-processus. Ce sous-processus peut donner lieu à la nécessité de recommencer le sous-processus des activités précédant la paye ou le sous-processus des activités de la paye.

4.3.1 Consigner l’opération liée à la paye

Le SNP crée un fichier de retour qui contient des renseignements sur les paiements et les numéros de référence des paiements, puis retourne le fichier à Phénix. Phénix met à jour le fichier du chèque de paye et le numéro de référence du paiement. Le fichier IO33 est créé, puis envoyé au grand livre général du système de paye (GLG-SP), et un fichier d’extraits des dépenses détaillées, appelé IO50, est créé qui comprend toutes les données sur la paye des ministères. Au moyen d’un logiciel supplémentaire, les données sur la paye de l’IO50 sont ensuite réparties par ministère, et chaque ministère reçoit son rapport IO50 individuel.

Le rapport IO50 est utilisé pour consigner les opérations de la paye brute et les rajustements, y compris les paiements annulés. Le ministère surveille la réception et le traitement du fichier de retour des paiements et veille à ce qu’il soit affiché entièrement et de façon précise dans le SMGFM. Les ministères peuvent choisir l’attribution de codes financiers dans Phénix; autrement, les codes financiers sont attribués directement dans le SMGFM.

Certaines opérations liées au salaire, comme les détachements et les affectations dans le cadre d’un programme d’échange, ne sont pas comprises dans le fichier d’extraits des dépenses détaillées parce qu’elles ne font pas partie de la portée de Phénix. Ces opérations sont coordonnées par les RH et Finances, à qui il appartient de comptabiliser et compenser correctement les dépenses liées à la paye.

4.3.2 Mettre en œuvre le processus d’assurance de la qualité - deuxième vérification

Dans le cadre du programme d’assurance de la qualité (voir la section 4.2.2 et l’annexe B), le ministère peut choisir d’effectuer une autre vérification de la paye fondée sur les risques, afin de régler les problèmes qui n’ont pas été entièrement réglés avant la paye. Le niveau de la vérification dépendra de ce qui a été effectué avant la paye et de ce qui peut être effectué dans le cadre d’une vérification suivant la paye. Les ministères peuvent déterminer le niveau de vérification qui convient le mieux à leur situation.

La vérification, qui appuie le pouvoir de payer en vertu de l’article 33 de la LGFP, permet au ministère de cerner les problèmes plus rapidement avant d’effectuer la vérification après paiement. La vérification peut porter sur le rapport IO50, les rapports d’audit de la paye et les rapports d’audit sur le temps et la main d’œuvre de Phénix. D’autres données pourraient aussi servir à appuyer cette vérification, dont les renseignements tirés du SGRH et d’autres systèmes du ministère.

Cette vérification, effectuée par le personnel des Finances avec l’aide des RH, pourrait comprendre une vérification de certaines opérations, la réalisation d’une analyse des données afin de cerner des problèmes éventuels, un examen des domaines particulièrement préoccupants ou une comparaison de la paye réelle avec les prévisions salariales afin de relever les exceptions. Les ministères ne sont pas tenus de répéter le travail effectué par Phénix ou le Centre des services de paye.

4.3.3 Valider la paye (dernière partie de l’attestation requise en vertu de l’article 34 de la LGFP) et rajuster les prévisions salariales, au besoin

Étant donné que la paye est une opération considérée comme étant moins risquée (voir la section 4.2.2) et qu’elle doit être versée en temps opportun, les ministères fournissent leur attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP après le versement de la paye. Une fois la paye affichée, le gestionnaire de centre de responsabilité vérifie les opérations de la paye et termine l’attestation requise pour les opérations qui se rapportent à son propre budget. Il atteste que le travail a été effectué, que la bonne personne a été payée et que le montant est raisonnable. De plus, il examine les opérations pour s’assurer que les bons codes financiers ont été appliqués.

La vérification peut être appuyée soit par une signature physique, soit en utilisant les approbations dans le système. Le ministère devra déterminer la fréquence de la vérification (par exemple, toutes les deux semaines, une fois par mois, chaque trimestre ou selon ce qui est prévu dans le cadre du processus de prévisions budgétaires du ministère). Cependant, il est recommandé de l’effectuer plus souvent que moins souvent. Il doit exister des éléments probants vérifiables que l’attestation requise en vertu de l’article 34 a été fournie pour toutes les opérations durant la période visée^{Voir la note en bas de page 21}. Il faut obtenir l’attestation de manière à assurer en tout temps une séparation appropriée des fonctions incompatibles^{Voir la note en bas de page 22}. Se reporter à l’annexe E pour des renseignements sur la séparation des fonctions aux termes de la Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers. L’annexe A présente les contrôles se rapportant à la séparation des fonctions.

En même temps, la paye est rapprochée avec les prévisions salariales. Les prévisions sont mises à jour, ce qui permet au gestionnaire de centre de responsabilité de cerner les problèmes éventuels liés à la paye, comme les erreurs dans la date de début et de fin et les paiements en double. Il serait avantageux pour les ministères de donner une orientation aux gestionnaires des centres de responsabilité sur cette vérification, y compris une orientation sur le niveau de la vérification, les domaines ciblés, les critères pour le suivi et la façon de documenter la vérification. Les gestionnaires de centre de responsabilité devraient communiquer avec leur conseiller en gestion financière s’ils ont besoin d’aide.

4.3.4 Effectuer le rapprochement des comptes de contrôle du receveur général (comptabilité mensuelle et de fin d’exercice)

Les ministères font le rapprochement des dépenses de la paye et des soldes du compte de contrôle chaque période de paye. Tous les mois, le ministère reçoit par l’entremise de la boîte postale des systèmes centraux un rapport final sur le solde du compte de contrôle de la paye, qui est harmonisé avec le solde du compte de contrôle de la paye dans le SMGFM de chaque ministère en vue de préparer la balance de vérification du Système central de gestion des rapports financiers (SCGRF). Les ministères ajoutent un compte de contrôle de la paye à leur balance de vérification, qui est vérifiée dans le SCGRF par rapport au compte de contrôle de la paye des ministères transmis par le GLG-SP dans le cadre du processus de clôture du mois comptable^{Voir la note en bas de page 23}.

Ces sections connexes fournissent de l’information aux ministères et organismes afin de les aider à répondre aux exigences en matière de comptabilité et de rapports en fin d’exercice. Les ministères sont responsables de toutes les écritures de régularisation et interventions de la paye portant sur les salaires nécessaires à la fin d’une période comptable et à la fin de l’exercice. Le calendrier et les procédures sont fournis dans la section Calendrier et procédures de fin d’exercice du Manuel du receveur général.

4.3.5 Effectuer la vérification après paiement (assurance de la qualité)

La vérification après paiement^{Voir la note en bas de page 24} (ou l’examen après paiement) est le troisième élément du programme d’assurance de la qualité (voir l’annexe B). Cette vérification permet d’assurer la conformité à l’article 33 de la LGFP, car elle a pour but de s’assurer qu’il existe suffisamment d’éléments probants pour confirmer que les paiements ont été versés pour le travail qui a été effectué, que les services ont été rendus, que les modalités des accords pertinents ont été respectées, que l’opération est exacte et que les autorisations afférentes ont été obtenues en conformité avec l’article 34 de la LGFP^{Voir la note en bas de page 25}.

L’approche utilisée pour la vérification après paiement peut varier selon le niveau de vérification avant paiement et le niveau de la première et de la deuxième vérification (voir les sections 4.2.2 et 4.3.2). Les ministères ne devraient pas répéter le travail effectué par Phénix ou le Centre des services de paye. L’annexe B contient de plus amples renseignements et des conseils sur le programme d’assurance de la qualité.

Les ministères devraient consigner par écrit leurs procédures de vérification après paiement et y ajouter une description de l’approche utilisée et une explication de la raison pour laquelle il faut vérifier le traitement des opérations de la paye après les paiements^{Voir la note en bas de page 26}. Il est recommandé d’informer la direction des résultats des vérifications après paiement, en plus d’indiquer les erreurs systémiques et de faire un suivi des taux d’erreurs. Voir l’annexe B pour d’autres conseils sur les activités de vérification après paiement.

4.3.6 Corriger les écarts

Il est possible de relever des écarts à partir des diverses activités de vérification, de validation et de rapprochement de la paye. Lorsque l’information n’est pas exacte, valide ou complète, il faut régler le problème rapidement, ce qui peut nécessiter, entre autres, une intervention liée à la paye (sous-processus des activités précédant la paye, section 4.1.1) ou une modification des écritures financières ou des prévisions salariales. Une bonne pratique consiste à cerner la nature de l’erreur et à déterminer s’il y a un problème systémique. Si l’erreur se reproduit continuellement, des mesures supplémentaires peuvent être requises pour la corriger.

4.3.7 Rôles et responsabilités

Le tableau 3 présente un aperçu des rôles et des responsabilités selon l’approche RACI. Ces termes sont décrits plus en détail à l’annexe E.

En général, le personnel des Finances est responsable des activités après paiement, à l’exception de la validation de la paye et de la mise à jour des prévisions salariales, qui relèvent du gestionnaire de centre de responsabilité. Lorsqu’il mène des activités après paiement, le personnel des Finances collabore avec le personnel des RH, qui possède l’expertise nécessaire pour examiner les opérations de la paye et qui peut fournir une documentation à l’appui. Le receveur général et la DGAP de SPAC peuvent être consultés et informés au sujet des dossiers reçus et des rapprochements effectués.