ARCHIVÉ - Gestion des renseignements détenue par le gouvernement (Guide de revue) - le 11 November 1995

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Gestion de l'information

Vue d'ensemble

Le gouvernement est, de par sa nature, un important dispensateur de services d'information. L'�tablissement de bonnes pratiques li�es � la gestion de l'information permet au gouvernement non seulement d'am�liorer sa productivit� et la qualit� de ses services, mais aussi de diminuer ses co�ts d'administration. L'information est de plus en plus consid�r�e comme une ressource de base essentielle - au m�me titre que les ressources financi�res, humaines et physiques - que l'on se doit d'administrer efficacement. C'est pourquoi on conf�re une importance accrue � l'�tablissement de bonnes pratiques li�es � la gestion de l'information.

Les ressources financi�res, humaines et physiques sont des �l�ments de base poss�dant un caract�re fonctionnel distinct au sein de l'institution. Il est g�n�ralement facile de se renseigner aupr�s d'une personne ou d'un groupe sur une question li�e � la gestion des finances, du personnel ou des biens. En revanche, la gestion de l'information est un secteur multidisciplinaire. Elle englobe des fonctions visibles, dont notamment la gestion des documents, la gestion des donn�es et les services biblioth�caires, et des fonctions qui le sont peut-�tre moins, dont la recherche sur l'opinion publique.

Le caract�re multidisciplinaire de la gestion de l'information conduit parfois � des difficult�s li�es � la planification et � l'�tablissement de la port�e de l'�valuation. Cette question sera abord�e plus en d�tail dans les pages suivantes. On utilise dans le Guide l'expression � fonctions reli�es � l'information � pour d�signer les disciplines et les fonctions se rattachant � la gestion de l'information. Le caract�re multidisciplinaire et la complexit� de la gestion de l'information se refl�te �galement dans l'�ventail des lois et des politiques en mati�re d'information. La figure 1 en �num�re plusieurs. En outre, certaines institutions doivent se conformer � des lois et � des politiques reli�es � l'information dans l'accomplissement de leur mission particuli�re. Les examinateurs doivent prendre en consid�ration le fait que certains r�glements ou politiques ont priorit� sur d'autres, et examiner les circonstances particuli�res de l'institution avant de se prononcer sur la hi�rarchie des textes applicables.

Figure 1 : Gestion de l'information dans les institutions gouvernementales canadiennes :

Lois et politiques

Mod�le du cycle de vie de l'information

La figure 2 pr�sente un mod�le utilis� aux fins de l'examen des pratiques li�es � la gestion de l'information. Le mod�le montre les �tapes que franchissent les fonds de renseignements durant leur cycle de vie.

Figure 2 : Mod�le du cycle de vie de l'information

1. Planification
2. Collecte, cr�ation et r�ception
3. Organisation, transmission, utilisation et rep�rage
4. Entreposage, protection et conservation
5. Disposition par transfert ou destruction

En se fondant sur chaque �tape du cycle de vie, on peut examiner un aspect int�gral de la gestion des fonds de renseignements (voir les chapitres 4 � 8). Ce mod�le permet aussi d'examiner le cadre de gestion dans sa globalit�, c'est-�-dire, la gestion de l'ensemble du cycle de vie et son contexte (voir le chapitre 3).

Le mod�le du cycle de vie de l'information permet de g�rer l'information, que ce soit � l'�chelle de l'organisation ou de l'ex�cution des programmes. Les organisations consid�rent de plus en plus leurs besoins en information au m�me titre que leurs besoins en ressources humaines, physiques et financi�res.

1. Planification

L'�tape de planification vise � d�terminer la fa�on de r�pondre aux besoins de l'institution dans le contexte des objectifs op�rationnels et des lois et politiques applicables. La politique sur la GRDG stipule que les institutions doivent d�terminer leurs besoins en information le plus rapidement possible au cours du projet ou du cycle de gestion. Dans cette optique, les institutions ne doivent collecter, cr�er ou produire que l'information dont elles ont besoin. Elles doivent aussi s'assurer qu'elles n'ont pas d�j� l'information en leur possession, ou qu'elle leur est facilement accessible. L'information doit �tre conserv�e aussi longtemps qu'elle poss�de une certaine valeur. Au moment d'�laborer de nouveaux syst�mes d'information ou d'apporter des am�liorations aux syst�mes existants, les institutions doivent veiller � inclure tout param�tre important reli� � la politique sur la GRDG.

Au cours de l'�tape de planification, les institutions doivent d�terminer leurs propres besoins en information li�s � chacune des �tapes du mod�le du cycle de vie. Les activit�s ult�rieures de collecte, de cr�ation ou de production de l'information doivent se rattacher directement aux besoins d�cel�s. Elles doivent �galement organiser, entreposer et prot�ger les fonds de renseignements qui en r�sultent. Enfin, elles doivent se d�faire de l'information n'ayant plus d'utilit� ou de valeur, conform�ment aux dispositions de la Loi sur les Archives nationales du Canada et de la Loi sur la Biblioth�que nationale.

2. Collecte, cr�ation et r�ception

Comme nous l'avons d�j� mentionn�, la planification permettra de d�terminer quelle information doit �tre recueillie cr��e ou re�ue afin de r�pondre aux besoins op�rationnels et de respecter les lois et les politiques applicables. Les d�cisions concernant la production ou la collecte de l'information seront donc prises selon la nature des renseignements requis (quoi), leurs objectifs op�rationnels, l�gislatifs ou politiques (pourquoi), les personnes ou les groupes qui les d�tiendront ou les utiliseront (qui), la fr�quence des besoins (quand) et la n�cessit� de les produire � � l'interne � ou de les obtenir d'autres sources (o� et comment).

La politique du Conseil du Tr�sor sur la GRDG contient des exigences additionnelles concernant la collecte de l'information. Les institutions gouvernementales doivent �viter de recueillir l'information d�j� existante, minimiser le fardeau de d�claration et les co�ts se rattachant � la collecte de l'information et recueillir les renseignements personnels conform�ment � la Loi sur la protection des renseignements personnels. De plus, les institutions doivent soumettre leurs projets de recherche sur l'opinion publique � l'approbation du Comit� du Cabinet charg� des op�rations par l'entremise du Groupe de recherche sur l'opinion publique (Services gouvernementaux Canada).

3. Organisation, transmission, utilisation et rep�rage

Pour maximiser la valeur des fonds de renseignements, il faut s'assurer que ces derniers refl�tent les besoins de l'institution. Par cons�quent, les institutions devront identifier et d�crire leurs fonds de renseignements de fa�on � satisfaire aux exigences op�rationnelles (prise de d�cisions et ex�cution des programmes) et � respecter les lois et politiques applicables. La description des fonds de renseignements permet d'en fournir le contexte et le sens. Les fonds de renseignements doivent aussi �tre organis�s ou pr�par�s de fa�on logique afin d'en faciliter l'acc�s aux utilisateurs. Dans cette optique, l'acc�s englobe la transmission, l'utilisation et le rep�rage de l'information.

Au moment de transmettre, d'utiliser et de rep�rer l'information, les utilisateurs doivent veiller � respecter les lois et politiques applicables, y compris la Loi sur l'acc�s � l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, de m�me que la Politique du gouvernement du Canada sur la s�curit�. De plus, la politique sur la GRDG exige que les fonds de renseignements d�tenus par les institutions gouvernementales soient identifi�s dans les sources de r�f�rence gouvernementales appropri�es et que les fonds de renseignements soient accessibles au grand public et au gouvernement - sous r�serve des lois et des politiques applicables.

En outre, les institutions doivent reconna�tre qu'un personnel qualifi� et qu'un mat�riel appropri� permettent de faciliter la transmission, l'utilisation et le rep�rage de l'information. Les ressources humaines et physiques sont deux facteurs susceptibles d'influer largement sur la valeur des fonds de renseignements, plus particuli�rement sur leur accessibilit� aux utilisateurs.

4. Entreposage, protection et conservation

L'information couramment utilis�e par l'institution doit �tre stock�e sur un support adapt� aux caract�ristiques de l'information. On choisira donc le support (papier, livre, microfilm, disquette, bande magn�tique pour ordinateur, etc.) de fa�on � faciliter l'obligation de rendre compte de l'utilisateur, en fonction de la p�riode de temps requise pour satisfaire aux besoins fonctionnels et, d'exigences archivistiques ou historiques. Pour pr�server la m�moire institutionnelle, il importe de prot�ger les fonds de renseignements contre toute situation non autoris�e : perte, acc�s, utilisation, alt�ration, destruction ou ali�nation (c'est-�-dire tout transfert de l'information effectu� sans le contr�le du gouvernement).

Les institutions doivent garder les fonds de renseignements tant et aussi longtemps qu'ils sont utiles � la prise de d�cisions, � l'ex�cution des programmes et aux exigences op�rationnelles. De plus, les obligations de la GRDG en mati�re de conservation des fonds de renseignements qui servent � reconstruire l'�volution des d�cisions relatives aux politiques et aux programmes devraient guider les institutions � ce sujet.

5. Disposition par transfert ou destruction

La m�moire institutionnelle du gouvernement du Canada englobe tous les fonds de renseignements cr��s, recueillis ou re�us par les institutions gouvernementales en vue de satisfaire � leurs besoins op�rationnels, et de respecter les lois et les politiques applicables. Lorsque les institutions consid�rent qu'il ne leur est plus n�cessaire de conserver ces fonds de renseignements dans le contexte des objectifs op�rationnels et des lois et politiques applicables, elles doivent s'en d�faire, soit en les d�truisant avec l'approbation des Archives nationales ou de la Biblioth�que nationale, soit en les transf�rant au contr�le des Archives nationales ou de la Biblioth�que nationale.

Principaux attributs de l'information

La figure 3 pr�sente six attributs relatifs � la qualit� de l'information, pouvant �tre utilis�s aux fins de l'examen et de l'�valuation de la gestion de l'information au sein des institutions. Bien que ces attributs soient pr�sent�s s�par�ment � des fins descriptives et analytiques, ils sont de toute �vidence interreli�s.

Figure 3 : Principaux attributs de l'information

• Accessibilit�
• Compr�hension
• Facilit� d'utilisation
• Int�grit�
• Pr�cision
• Actualisation

Accessibilit�

Tout au long de leur cycle de vie, les fonds de renseignements doivent �tre accessibles � ceux qui en ont besoin. Cela veut dire que l'information, quel que soit le support utilis�, doit leur �tre accessible afin qu'ils puissent la rep�rer et l'exploiter � leur gr�. Bref, l'information doit �tre accessible au moment appropri�. Lorsqu'on utilise les technologies de l'information pour la stocker ou la transmettre, elles doivent �tre mises � la disposition des utilisateurs pour faciliter le rep�rage et l'exploitation de l'information.

Compr�hension

Pour �tre utiles, les fonds de renseignements doivent �tre compr�hensibles. Cela veut dire que leur identification et leur description doivent �tre signifiantes pour l'utilisateur. Par exemple, les informations techniques d�crites sous forme abr�g�e, mais compr�hensibles seulement par les sp�cialistes, risquent de ne pas �tre d�cod�es par d'autres utilisateurs.

Facilit� d'utilisation

L'information doit �tre exploitable par ceux qui en ont besoin. Cela veut dire qu'elle doit correspondre aux objectifs pour lesquels elle a �t� cr��e, recueillie ou re�ue. En d'autres termes, son contenu doit �tre applicable ou pertinent pour les utilisateurs. De plus, l'information doit �tre sous forme exploitable par les personnes qui veulent l'utiliser. Le contenu et la forme de l'information doivent permettre d'utiliser les fonds de renseignements de fa�on efficace et rationnelle.

Int�grit�

Les utilisateurs peuvent avoir besoin de diverses informations dans le cadre de la prise de d�cision ou de l'ex�cution d'un programme. Les fonds de renseignements doivent pouvoir satisfaire aux exigences de chaque programme mis en oeuvre par une m�me institution.

Pr�cision

L'information doit �tre correcte. Sa pr�cision peut avoir une incidence sur la prise de d�cision et l'ex�cution des programmes.

Actualisation

Un autre attribut de la qualit� de l'information consiste � assurer qu'elle est � jour. Les fonds de renseignements doivent contenir l'information la plus r�cente qui soit adapt�e aux besoins des utilisateurs. Une information non � jour peut compromettre la prise de d�cision et l'ex�cution des programmes. Tout utilisateur qui projette de recueillir ou cr�er l'information doit tenir compte des exigences relatives � son actualisation.