ARCHIVÉ - Programme de conseillers aux employés non représentés

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Vis�e

Ce programme compl�te la Politique du Conseil du Tr�sor sur la pr�vention et le r�glement du harc�lement en milieu de travail. Il vise � servir de cadre au sein duquel les minist�res [¹] participants pourront fournir un service consultatif afin d'offrir de l'aide aux employ�s non repr�sent�s et exclus, lors de plaintes formelles de harc�lement.

Nota : Cette aide ne comporte pas la formulation de plaintes de harc�lement. En outre, le programme ne remplace pas le Programme d'aide aux employ�s ou tout autre programme similaire gr�ce auquel les employ�s peuvent obtenir de l'aide.

Objectif

Le but du Programme consiste � fournir, de mani�re rentable, aux minist�res participants aux niveaux r�gional et national, des conseils de qualit� et de l'aide � l'intention des employ�s non repr�sent�s et exclus lors de plaintes de harc�lement. Il permettra d'�tablir une liste de conseillers minist�riels comp�tents s'�tant port�s volontaires pour fournir leurs services, ce qui favorisera un �change entre personnes neutres par rapport aux questions et aux parties concern�es, �tant donn� qu'elles ne font pas partie du minist�re o� une plainte a �t� d�pos�e.

Les minist�res sans conseiller dans la liste auront quand m�me plein acc�s au Programme, mais ils pourraient �tre appel�s � contribuer � d'autres titres (p.ex., �valuation du Programme).

Port�e

Ce programme concerne les plaintes de harc�lement, conform�ment � la Politique sur la pr�vention et le r�glement du harc�lement en milieu de travail.

Application

Par le biais du Programme, ce service est mis � la disposition de tous les employ�s du groupe ex�cutif, de tous les employ�s non repr�sent�s par des agents n�gociateurs ainsi que de tous les employ�s exclus des unit�s de n�gociation, qui pourraient �tre priv�s d'acc�s � un service dont peuvent normalement se pr�valoir les employ�s repr�sent�s. Aux fins du Programme, ces gens sont appel�s � clients �.

R�les et responsabilit�s

Secr�tariat du Conseil du Tr�sor du Canada

La premi�re ann�e de fonctionnement du Programme, le Secr�tariat du Conseil du Tr�sor (SCT) aidera � maintenir la liste des conseillers, au niveau central. � la fin de cette p�riode, il �valuera le Programme et d�cidera si des modifications doivent y �tre apport�es pour en assurer la viabilit�. Le lieu permanent o� maintenir la liste de conseillers sera d�termin� � ce moment.

Minist�res

Il incombe � chaque minist�re participant au Programme de dresser et de tenir � jour une liste des employ�s d�sirant agir comme conseiller. Pour jouer le r�le de conseiller, un employ� doit d'abord obtenir l'autorisation de son superviseur. Les minist�res participants doivent aussi s'assurer que les conseillers admis au Programme ont �t� choisis conform�ment au profil de comp�tences du conseiller qui a �t� �tabli et que ceux-ci sont � la disposition des employ�s non repr�sent�s et exclus lors de plaintes de harc�lement (voir l'annexe B).

Administrateurs du Programme

Chaque minist�re participant d�signera �galement une seule personne-ressource qui remplira le r�le d'administrateur du Programme. Voici certaines de ses responsabilit�s :

• transmettre au SCT la liste des conseillers, ainsi que leur profil, et la mettre � jour, au besoin;
• informer chacun des conseillers, par �crit, de leurs r�les et responsabilit�s (voir l'annexe D);
• fournir la liste de conseillers aux clients ayant besoin de tels services lors du r�glement d'une plainte de harc�lement;
• r�pondre aux demandes de renseignements au sujet du Programme et de son administration;
• traiter des questions administratives d�coulant de la mise en oeuvre et du fonctionnement du Programme;
• transmettre aux clients le formulaire d'�valuation (voir l'annexe E);
• remplir le formulaire d'�valuation de l'administrateur (voir l'annexe G).

Conseillers

Le r�le des conseillers consiste avant tout � fournir de l'aide aux employ�s non repr�sent�s ou exclus (provenant de l'ext�rieur du minist�re du conseiller) qui pourraient n�cessiter leurs services lors du processus de r�glement de plaintes de harc�lement. Il peut s'agir de plaignants et d'intim�s. Il est important de noter que les conseillers ne repr�senteront pas ces employ�s aux r�unions et aux entrevues, mais plut�t les accompagneront et les conseilleront. Le conseiller doit assumer les responsabilit�s suivantes :

• donner des avis et conseils sur les politiques de harc�lement, les m�canismes de r�solution des conflits ainsi que les droits et responsabilit�s des clients;
• dispenser des conseils et de l'aide durant le processus de r�glement de la plainte, incluant la m�diation;
• assister aux r�unions et aux entrevues, le cas �ch�ant;
• assurer la confidentialit� de l'information qui lui est confi�e et respecter les principes de l'acc�s � l'information et de la protection des renseignements personnels durant et apr�s le r�glement de la plainte de harc�lement.

Clients

Les clients doivent assumer les responsabilit�s suivantes :

• indiquer � leur gestionnaire d�l�gu� ou � l'administrateur du Programme dans leur minist�re qu'ils ont besoin de conseils;
• examiner la liste des conseillers et leur profil, et communiquer directement avec la personne choisie;
• veiller � ce que, si l'utilisation des services d'un conseiller en particulier donne lieu � des d�penses de voyage, les autorisations �crites requises soient obtenues pr�alablement du gestionnaire d�l�gu� ou de son repr�sentant (dans des situations o� l'utilisateur n'a pas l'autorit� requise pour autoriser de telles d�penses);
• remplir un formulaire d'�valuation concernant l'utilisation du Programme (voir l'annexe E).

Conditions

Aucuns frais ne seront exig�s des clients pour les services consultatifs offerts dans le cadre de ce programme.

En cas de d�penses de voyage, elles seront approuv�es et pay�es par le minist�re recevant le service.

Un conseiller peut, � l'occasion, engager des d�penses mineures, telles que des frais de taxi ou de stationnement. Ces d�penses seront rembours�es par le minist�re client, sur pr�sentation des re�us pertinents.

Les d�penses de plus de 50 $ doivent �tre approuv�es pr�alablement, par �crit, par le gestionnaire d�l�gu� ou son repr�sentant habilit� (dans des situations o� l'utilisateur n'a pas l'autorit� requise pour autoriser de telles d�penses). Dans le cas o� le minist�re souhaiterait prendre d'autres mesures, il doit, au moment de retenir ses services, en aviser, par �crit, le conseiller.

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Annexe A - Minist�res participants

Minist�re/Organisme	Nom de la personne-ressource Nos de t�l�phone et de t�l�copieur,� adresse �lectronique
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Annexe B - Profil de comp�tences du conseiller

Les comp�tences suivantes sont fournies � titre de r�f�rence pour la s�lection des conseillers. Certains pourraient ne pas satisfaire � toutes les exigences, mais �tre tout de m�me pris en consid�ration. Ceux ou celles qui ont de l'exp�rience dans la r�solution de conflits et qui sont reconnus pour leurs conseils judicieux lors de situations difficiles et d�licates, d�sireront relever le d�fi et en profiter pour se perfectionner.

Pour combler les lacunes sur le plan pratique de ceux ou celles ne poss�dant pas les connaissances th�oriques requises, les minist�res pourraient offrir de la formation ou de l'encadrement.

�tudes/formation

• Formation ou exp�rience �quivalente en mati�re d'enqu�tes relatives au harc�lement.
• Formation ou exp�rience �quivalente quant aux modes de r�glement des diff�rends ou � la r�solution de conflits.

Exp�rience

• Solide exp�rience de la prestation d'avis et de conseils au sujet de plaintes de harc�lement et des droits et responsabilit�s des employ�s et employeurs � cet �gard.

Connaissances

• Lois et r�glements li�s � la gestion des ressources humaines.
• Droits et responsabilit�s de la direction et des employ�s en ce qui concerne les ressources humaines et, en particulier, les plaintes de harc�lement.
• Processus d'enqu�te relatif aux plaintes de harc�lement utilis� � la fonction publique.
• Politique du Conseil du Tr�sor sur la pr�vention et le r�glement du harc�lement.
• Cas ant�rieurs (d�cisions rendues par arbitrage, d�cisions des tribunaux).
• Principes de la Loi sur l'acc�s � l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
• Principes d'�quit� de la proc�dure.

Capacit�s

• Donner des conseils judicieux et �clair�s.
• R�soudre des situations difficiles � caract�re d�licat.
• �couter ainsi que saisir et r�sumer l'information.
• �tablir sa cr�dibilit� aupr�s des gestionnaires.

Qualit�s personnelles

• Discr�tion, tact, bon jugement, empathie, objectivit�, fiabilit�, bonnes relations interpersonnelles, respect et professionnalisme.

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Annexe C - Profil du conseiller

Nom :
Titre
Minist�re / Organisme : R�gion :
Formation et exp�rience :
Langues ma�tris�es : ___ Fran�ais ___ Anglais
Autres (veuillez pr�ciser) :
Faites-vous partie d'un des groupes d�sign�s suivants (question facultative)?
___ Femmes	___ Minorit�s visibles
___ Peuples autochtones	___ Personnes handicap�es
T�l�phone :	Courriel :
T�l�copieur :

Information sur le superviseur
Nom :
Titre :
T�l�phone :
T�l�copieur :
Courriel :
Signature du superviseur :

J'atteste que l'information fournie dans ce document est fiable et d�crit ad�quatement ma capacit� � fournir des services � titre de conseiller aux employ�s non repr�sent�s lors de plaintes de harc�lement. Il va de soi que ces renseignements peuvent �tre v�rifi�s.

Je conviens que je ne recevrai aucune r�mun�ration en sus de mon salaire habituel pour ma participation au Programme et que mes services seront fournis seulement durant des p�riodes autoris�es par mon superviseur.

Signature du conseiller		Date

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Annexe D - Lettre type � l'intention des conseillers

Je vous remercie d'avoir accept� de participer au Programme de conseillers aux employ�s non repr�sent�s. Il ne fait aucun doute que l'�tablissement d'un tel service r�pond � des besoins existant depuis longtemps. Toutes les parties en cause lors d'une plainte de harc�lement pourront d�sormais se pr�valoir de ces services consultatifs.

Votre r�le en tant que conseiller consistera � fournir de l'aide lors de plaintes de harc�lement d�pos�es par des employ�s non repr�sent�s et exclus qui pourraient n�cessiter vos services et qui proviennent d'autres minist�res que le v�tre. Il est important de noter que vous ne repr�senterez pas les employ�s aux r�unions ni aux entrevues mais que, plut�t, vous les accompagnerez et les conseillerez. Il vous incombera, notamment :

• de donner des conseils sur les politiques de harc�lement, les m�canismes de r�solution des conflits ainsi que les droits et responsabilit�s des utilisateurs;
• de dispenser des conseils et de l'aide durant le processus de r�glement de la plainte, incluant la m�diation;
• d'assister aux r�unions et aux entrevues, le cas �ch�ant;
• d'assurer la confidentialit� de l'information qui vous est confi�e et respecter les principes de l'acc�s � l'information et de la protection des renseignements personnels durant et apr�s le r�glement de la plainte de harc�lement.

�tant donn� que le Programme est lanc� � titre d'essai, nous ferons appel � vous pour obtenir des donn�es statistiques sur le nombre de cas auxquels vous avez particip� et vos observations sur l'efficacit� du Programme. Nous pr�voyons recueillir ces renseignements six mois apr�s le d�marrage du Programme et une autre fois six mois plus tard. Par cons�quent, nous vous demandons de consigner aux cours des mois � venir ces renseignements aux fins d'usage futur.

Vous trouverez �galement ci-joint un profil du conseiller. Veuillez le remplir, car ce profil sera inclus dans la liste des conseillers. Ces renseignements seront compil�s par le SCT et partag�s avec les minist�res int�ress�s, en vue de leur transmission aux personnes voulant se pr�valoir des services d'un conseiller. Veuillez retourner le formulaire rempli � l'administrateur du Programme de votre minist�re � l'adresse suivante :

Nom et adresse

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Annexe E - Formulaire d'�valuation � l'intention des utilisateurs

Comment avez-vous appris l'existence du Programme de conseillers aux employ�s non repr�sent�s ?
Conseiller en RH ___	Ami/coll�gue ___
Gestionnaire d�l�gu� ___	Internet ___
Votre superviseur ___	Autre (veuillez pr�ciser) :
Autre superviseur/gestionnaire ___
Veuillez r�pondre aux questions 2 � 4, selon l'�chelle suivante :
(1) pas du tout (2) un peu (3) partiellement (4) principalement (5) enti�rement :
Le Programme a-t-il satisfait � vos attentes ?		(1)	(2)	(3)	(4)	(5)
�tait-il facile d'utiliser le Programme ou d'y acc�der?		(1)	(2)	(3)	(4)	(5)
Le conseiller vous a-t-il donn� les avis et les conseils dont vous aviez besoin ?		(1)	(2)	(3)	(4)	(5)
Avez-vous des commentaires ou suggestions au sujet du Programme ?

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Annexe F - Formulaire d'�valuation � l'intention des conseillers

(� remplir apr�s 6 mois et une autre fois 6 mois plus tard)

Au cours des six derniers mois, combien de fois a-t-on fait appel � vous pour aider un employ� non repr�sent� ?
Plus de 10 ___	Moins de 5 ___
De 5 � 10 ___	Aucune ___
Au cours des six derniers mois, combien d'employ�s avez-vous aid�s en vertu du Programme ?
Plus de 10 ___	Moins de 5 ___
De 5 � 10 ___	Aucun ___
Au cours des six derniers mois, combien de temps avez-vous consacr� � la prestation de conseils et d'avis � des employ�s non repr�sent�s ?
Plus de 10 jours ___	Moins de 5 jours ___
De 5 � 10 jours ___	Aucun ___
Avez-vous des commentaires ou des suggestions au sujet de l'administration du Programme ou du Programme m�me ?

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Annexe G - Formulaire d'�valuation � l'intention des administrateurs du programme

(� remplir apr�s 6 mois et une autre fois 6 mois plus tard)

Au cours des six derniers mois, combien de demandes d'information au sujet du Programme avez-vous re�ues ?
Plus de 10 ___	Moins de 5 ___
De 5 � 10 ___	Aucune ___
Au cours des six derniers mois, combien de demandes officielles d'orientation vers un conseiller avez-vous re�ues ?
Plus de 10 ___	Moins de 5 ___
De 5 � 10 ___	Aucune ___
Au cours des six derniers mois, combien de temps avez-vous consacr� � l'administration de ce programme ?
Plus de 10 jours ___	Moins de 5 jours ___
De 5 � 10 jours ___	Aucun ___
Avez-vous des commentaires ou des suggestions au sujet de l'administration du Programme ou du Programme m�me ?

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1 Le terme � minist�re � utilis� dans ce document d�signe tous les organismes assujettis � la Politique du Conseil du Tr�sor sur la pr�vention et le r�glement du harc�lement en milieu de travail.